Stufe 2 — Aktionen und Prozesse

Überblick: Der Auftrags-Workflow

In Stufe 1 konnte jeder den Auftragsstatus frei ändern. Jetzt führen wir einen kontrollierten Workflow ein:

                          Sachbearbeiter            Teamleiter
                          klickt                    klickt
                          "Einreichen"              "Freigeben"
   +-----------+          +-----------+             +-----------------+
   |           |          |           |             |                 |
   |  ENTWURF  | ------> |   OFFEN   | ---------> | IN BEARBEITUNG  |
   |           |          |           |             |                 |
   +-----------+          +-----------+             +-----------------+
        ^                      |                           |
        |                      |                           |
        |    Teamleiter        |    Sachbearbeiter         |
        |    klickt            |    klickt                 |
        |    "Ablehnen"        |    "Abschliessen"         |
        |                      v                           v
        |               +-----------+             +-----------+
        '-------------- | ABGELEHNT |             |  ERLEDIGT |
                        +-----------+             +-----------+

   Zu jedem Zeitpunkt möglich:
   +-----------+
   | STORNIERT |   (nur Teamleiter)
   +-----------+

Datenmodell erweitern

Entity „Positionen“

Ein Auftrag kann mehrere Positionen (Einzelposten) enthalten:

Entity „StatusHistorie“

Jede Statusänderung wird protokolliert:

Neue Felder am Entity „Auftraege“:

   KUNDEN          AUFTRÄGE          POSITIONEN        STATUS-HISTORIE
   +--------+      +----------+      +------------+      +---------------+
   |        |<-----|Kunde(FK) |<-----|Auftrag(FK) |      |Auftrag(FK)    |
   |        |      |Status    |      |Artikel     |      |Alter Status   |
   |        |      |Priorität |      |Menge       |      |Neuer Status   |
   |        |      |Zugewies. |      |Einzelpreis |      |Geändert von   |
   |        |      |          |      |Gesamtpreis |      |Geändert am    |
   +--------+      +----------+      +------------+      |Kommentar      |
                         ^                                +---------------+
                         |________________________________|

Subformen: Positionen im Auftragsdialog

1. Auftragsdialog öffnen

   Öffnen Sie den Dialog „Auftrag bearbeiten“ im Admin Client.

2. Subform hinzufügen

   Fügen Sie ein neues Element vom Typ „Subform“ hinzu:

   Name	Auftragspositionen
   Entity	Positionen
   FK-Feld	AuftragId

3. Spalten der Subform festlegen

   Definieren Sie die sichtbaren Spalten: Artikelbezeichnung, Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis.

   Screenshot: Subform „Positionen“ im Auftragsdialog

Aktion: „Auftrag einreichen“

1. Neue Aktion anlegen

   Navigieren Sie zu Automatisierung → Aktionen. Klicken Sie auf „Neu“.

   Name	Auftrag einreichen
   Trigger	Interaktiv (UI-Button)
   Ansichtselement	Auftragsliste

2. Bedingung festlegen (CanExecute)

   Die Aktion soll nur verfügbar sein, wenn der Status = „Entwurf“ ist:

   Feld	Status
   Operator	ist gleich
   Wert	Entwurf

   Was bewirkt die Bedingung? Der Button „Einreichen“ ist nur klickbar, wenn der ausgewählte Auftrag im Status „Entwurf“ ist. Bei allen anderen Status ist er ausgegraut.
3. Aktionsschritte konfigurieren

   Fügen Sie zwei Schritte hinzu:

   Schritt 1: Status ändern

   Typ	WriteData
   Ziel-Entity	Auftraege
   Feld „Status“	Setzen auf Offen

   Schritt 2: Status-Historie schreiben

   Typ	WriteData (neuer Datensatz)
   Ziel-Entity	StatusHistorie
   AlterStatus	Entwurf
   NeuerStatus	Offen
   GeaendertVon	[Aktueller Benutzer]

   Screenshot: Aktions-Konfiguration „Auftrag einreichen“

Aktion: „Auftrag freigeben“ (nur Teamleiter)

1. Aktion anlegen

   Name	Auftrag freigeben
   Trigger	Interaktiv
   Berechtigung	Nur Rolle Teamleiter

2. Bedingung

   Status = Offen

3. Aktionsschritte

   Schritt 1: WriteData → Status auf In Bearbeitung

   Schritt 2: WriteData → StatusHistorie-Eintrag

   Schritt 3: SendMessage → Benachrichtigung an Vertriebsleiter

Aktion: „Auftrag ablehnen“ (nur Teamleiter)

1. Aktion anlegen

   Name	Auftrag ablehnen
   Bedingung	Status = Offen
   Berechtigung	Nur Rolle Teamleiter

2. Aktionsschritte

   Schritt 1: WriteData → Status auf Entwurf

   Schritt 2: WriteData → StatusHistorie (mit Kommentar)

   Schritt 3: SendMessage → Sachbearbeiter informieren

Nachrichtenvorlagen einrichten

Vorlage „Auftrag freigegeben“

1. Navigieren Sie zu Kommunikation → Nachrichtenvorlagen
2. Neue Vorlage anlegen

   Name	Auftrag freigegeben
   Kanal	UDM-intern (Posteingang)
   Empfänger	Rolle: Vertriebsleiter
   Betreff	Auftrag {Auftragsnr} freigegeben
   Text	Der Auftrag {Auftragsnr} „{Bezeichnung}“ für {Kunden.Firmenname} wurde freigegeben.

Vorlage „Auftrag abgelehnt“

Aktion: „Auftrag abschließen“

1. Aktion anlegen

   Name	Auftrag abschliessen
   Bedingung	Status = In Bearbeitung

2. Aktionsschritte

   WriteData → Status auf Erledigt

   WriteData → StatusHistorie-Eintrag

Hintergrund-Job: Fälligkeits-Erinnerung

1. Neuen Hintergrund-Job anlegen

   Navigieren Sie zu Automatisierung → Hintergrund-Jobs.

   Name	Fälligkeits-Erinnerung
   Trigger-Typ	Zeitgesteuert (Time)
   Zeitplan	Täglich um 08:00 Uhr

2. Trigger-Bedingung definieren

   Der Job soll nur Aufträge finden, die:

   • Status = „In Bearbeitung“
   • Fällig am ≤ Heute + 3 Tage
   Relativer Datumsfilter: UDM unterstützt relative Datumswerte wie „Heute“, „Diese Woche“ oder „In 3 Tagen“. So bleibt der Filter immer aktuell, ohne dass Sie ein festes Datum eingeben müssen.
3. Job-Aktion: Erinnerung senden

   Typ	SendMessage
   Vorlage	Fälligkeits-Erinnerung (neu erstellen)
   Empfänger	Dynamisch: ZugewiesenAn

   Screenshot: Hintergrund-Job mit Zeitplan und Bedingung

Ergebnis: Workflow testen

Testen Sie den kompletten Workflow:

1. Als Sachbearbeiter: Neuen Auftrag anlegen (Status: Entwurf) → Positionen hinzufügen → „Einreichen“ klicken
2. Als Teamleiter: Offene Aufträge sehen → „Freigeben“ oder „Ablehnen“ klicken
3. Als Vertriebsleiter: Benachrichtigung im Posteingang prüfen
4. Als Sachbearbeiter: Freigegebenen Auftrag „Abschließen“