UDM — 9.6 Berichtsvorlagen — PDF-Berichte erstellen und konfigurieren

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Überblick

Berichtsvorlagen (Report Templates) definieren Layout und Inhalt von PDF-Berichten. Jede Vorlage basiert auf einer Datenquelle, die die Datengrundlage für den Bericht liefert. Zusätzlich können weitere Datenquellen eingebunden werden, um ergänzende Daten im Bericht darzustellen.

Berichtsvorlagen unterstützen Parameter für dynamische Filter, sodass Anwender beim Erstellen eines Berichts z. B. einen Zeitraum oder eine Kategorie angeben können. Über Berechtigungen steuern Sie, welche Benutzer und Rollen Zugriff auf eine Vorlage haben.

Voraussetzung: Datenquelle Bevor Sie eine Berichtsvorlage erstellen, muss mindestens eine Datenquelle konfiguriert sein, die die gewünschten Daten liefert. Lesen Sie hierzu die Anleitung „Datenquellen — Daten abfragen und bereitstellen“.

Unser Beispiel für diese Anleitung

Monatlicher Kundenbericht

Sie möchten eine Berichtsvorlage erstellen, die alle Kunden mit offenen Vorgängen auflistet und nach Monat gefiltert werden kann. Der Bericht soll als PDF exportiert und per E-Mail versendet werden können.

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Schritt 1: Vorlage anlegen

Berichtsvorlagen öffnen
Navigieren Sie im Admin-Client zur gewünschten Anwendung (App). In der Berichtsvorlagen-Übersicht sehen Sie alle vorhandenen Vorlagen mit Name, Beschreibung, Erstelldatum und Ersteller.
Neue Vorlage erstellen
Klicken Sie auf „Neu“ in der Toolbar. Es wird eine neue Berichtsvorlage angelegt und die Detailseite geöffnet. Der Name wird automatisch mit einem Zeitstempel vorbelegt.
Name und Beschreibung vergeben
Geben Sie einen sprechenden Namen ein, z. B. Monatlicher Kundenbericht. Die Beschreibung hilft anderen Administratoren, den Zweck der Vorlage schnell zu erkennen.

Tipp: Vorlage kopieren Über die Aktion „Kopieren“ in der Zeilenaktion können Sie eine bestehende Vorlage als Ausgangsbasis verwenden. Dabei werden Name (mit Zusatz „KOPIE“), Layout und alle Einstellungen übernommen.

AdminClient → Berichtsvorlagen-Übersicht

Name	App	Typ	Geändert	Status
Monatlicher Kundenbericht	CRM	Tabellarisch	02.05.2026	aktiv
Rechnung Standard	Faktura	Master-Detail	28.04.2026	aktiv
Quartals-Dashboard	Vertrieb	Cross-Tab	15.04.2026	Entwurf
Mahnung (alt)	Faktura	Brief	11.01.2026	archiviert

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Schritt 2: Datenquelle zuweisen

Jede Berichtsvorlage ist einer Anwendung (App) zugeordnet und nutzt eine Datenquelle als primäre Datengrundlage. Die Datenquelle bestimmt, welche Felder im Report-Designer zur Verfügung stehen.

Einstellung	Beschreibung
Anwendung (App)	Die Anwendung, der die Berichtsvorlage zugeordnet ist. Bestimmt den Kontext und die Sichtbarkeit.
Primäre Datenquelle	Die Hauptdatenquelle, auf der der Bericht basiert. Liefert die Datensätze für den Berichtsinhalt.

In unserem Beispiel: Wählen Sie die Datenquelle AktiveKundenMitVorgaengen, die Kunden mit ihren offenen Vorgängen verknüpft.

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Schritt 3: Layout im Designer konfigurieren

Der Designer ist das zentrale Werkzeug zur Gestaltung des Berichtslayouts. Er wird als eigener Reiter in der Detailansicht angezeigt und steht zur Verfügung, sobald die Vorlage erstmals gespeichert wurde.

Im Designer können Sie:

Berichtsbereiche anlegen — Kopfzeile, Detailbereich, Fußzeile, Gruppierungen
Datenfelder aus der zugewiesenen Datenquelle per Drag-and-Drop platzieren
Formatierungen festlegen — Schriftarten, Farben, Rahmen, Seitenformat
Berechnete Felder hinzufügen — Summen, Zähler, Formeln
Grafiken und Logos einbinden

Das Layout wird im .repx-Format gespeichert und kann jederzeit überarbeitet werden.

Ausführliche Designer-Anleitung Die Bedienung des Designers wird in drei separaten Anleitungen ausführlich beschrieben: 8.8 Oberfläche & Grundlagen → 8.9 Daten & Ausdrücke → 8.10 Layout & Export

Wichtig: Erst speichern, dann designen Der Designer-Reiter ist erst verfügbar, nachdem die Berichtsvorlage mindestens einmal gespeichert wurde. Wenn zusätzlich ein Fehler in der Datenquelle vorliegt, wird der Designer deaktiviert und ein Hinweis angezeigt.

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Schritt 4: Parameter definieren

Im Reiter „Parameter“ definieren Sie Variablen, die beim Erstellen des Berichts vom Anwender abgefragt werden. Parameter ermöglichen dynamische Filter, ohne dass separate Berichtsvorlagen für verschiedene Szenarien erstellt werden müssen.

Eigenschaft	Beschreibung
Name	Technischer Name des Parameters, der im Filterausdruck und im Designer referenziert wird
Datentyp	Der Datentyp des Parameters (z. B. `String`, `DateTime`, `Int32`, `Boolean`)
Notwendig	Gibt an, ob der Parameter beim Erstellen des Berichts zwingend angegeben werden muss
Beschreibung	Erläuterung für den Anwender, was der Parameter bewirkt

In unserem Beispiel: Erstellen Sie einen Parameter Berichtsmonat vom Typ DateTime mit der Option „Notwendig“, damit der Anwender den gewünschten Monat auswählen muss.

Tipp: Parameter im Designer verwenden Parameter stehen im Report-Designer als Berichtsparameter zur Verfügung. Sie können in Filterausdrücken, berechneten Feldern und Beschriftungen referenziert werden.

Berichtsvorlage → Parameter konfigurieren

Parameter

Name

Berichtsmonat

Typ

DateTime

Standardwert

01.05.2026

Notwendig

aktiv

Beschreibung

Monat, fuer den der Bericht erstellt wird

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Schritt 5: Weitere Datenquellen einbinden

Im Reiter „Weitere Datenquellen“ können Sie zusätzliche Datenquellen dem Bericht zuweisen. Diese stehen dann im Designer als eigenständige Datenbereiche zur Verfügung — z. B. für Kopfdaten, Statistiken oder ergänzende Tabellen.

Eigenschaft	Beschreibung
Datenquelle	Auswahl einer bestehenden Datenquelle aus dem System
Name	Bezeichnung der Datenquelle innerhalb des Berichts
Beschreibung	Erläuterung zum Zweck der zusätzlichen Datenquelle

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Schritt 6: Berechtigungen setzen

Im Reiter „Berechtigungen“ steuern Sie, welche Benutzer und Rollen auf die Berichtsvorlage zugreifen dürfen. Ohne explizite Berechtigung ist eine Vorlage für Endanwender nicht sichtbar.

Die Zugriffssteuerung folgt dem UDM-Berechtigungskonzept: Sie können Berechtigungen für einzelne Benutzer oder für Rollen vergeben.

Berechtigungen und Anwendungszuordnung Die Berichtsvorlage ist immer einer Anwendung zugeordnet. Nur Benutzer, die Zugriff auf die jeweilige Anwendung haben, können die Berichtsvorlage überhaupt sehen. Die Objektberechtigung der Vorlage wirkt als zusätzliche Einschränkung.

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Bericht testen

Nach der Konfiguration sollten Sie den Bericht testen, um sicherzustellen, dass Layout, Daten und Parameter korrekt funktionieren:

Speichern Sie die Berichtsvorlage mit allen Einstellungen
Öffnen Sie den Designer und nutzen Sie die Vorschau-Funktion
Prüfen Sie, ob alle Datenfelder korrekt gefüllt werden
Testen Sie die Parameter — werden die Filter korrekt angewendet?
Exportieren Sie den Bericht als PDF und prüfen Sie das Drucklayout

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Konfigurationsoptionen im Überblick

Option	Bereich	Beschreibung
Name	Allgemein	Eindeutiger Name der Berichtsvorlage
Beschreibung	Allgemein	Erläuterung zum Zweck und Inhalt des Berichts
Anwendung (App)	Allgemein	Zuordnung zu einer Anwendung — Pflichtfeld
Primäre Datenquelle	Allgemein	Hauptdatenquelle für den Berichtsinhalt
Report-Layout (Designer)	Designer	Visuelles Layout des Berichts im `.repx`-Format
Weitere Datenquellen	Datenquellen	Zusätzliche Datenquellen für ergänzende Berichtsbereiche
Parameter	Parameter	Dynamische Variablen mit Name, Datentyp und Pflicht-Kennzeichen
Berechtigungen	Berechtigungen	Zugriffskontrolle für Benutzer und Rollen

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Ergebnis unseres Beispiels

Nach der Konfiguration haben wir eine Berichtsvorlage „Monatlicher Kundenbericht“, die:

Der Anwendung „Kundenverwaltung“ zugeordnet ist
Die Datenquelle AktiveKundenMitVorgaengen als Basis verwendet
Ein professionelles PDF-Layout mit Kopfzeile, Kundenliste und Fußzeile besitzt
Über den Parameter Berichtsmonat nach Monat gefiltert werden kann
Nur für die Rolle „Kundenmanager“ sichtbar ist

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Häufige Fragen

Frage	Antwort
Warum ist der Designer-Reiter ausgegraut?	Der Designer ist erst verfügbar, nachdem die Vorlage erstmals gespeichert wurde. Zusätzlich wird er deaktiviert, wenn die zugewiesene Datenquelle einen Fehler aufweist.
Kann ich eine Vorlage ohne Datenquelle erstellen?	Technisch ja, aber ohne Datenquelle stehen im Designer keine Datenfelder zur Verfügung. Erstellen Sie daher immer zuerst die passende Datenquelle.
Wie kann ich eine bestehende Vorlage als Basis verwenden?	Über die Aktion „Kopieren“ in der Listenübersicht. Dabei werden Layout, Einstellungen und Parameter übernommen. Der Name erhält den Zusatz „KOPIE“.
Wie viele Datenquellen kann ein Bericht verwenden?	Jeder Bericht hat eine primäre Datenquelle und kann beliebig viele weitere Datenquellen über den gleichnamigen Reiter einbinden.
Muss die Vorlage einer Anwendung zugeordnet sein?	Ja. Die Zuordnung zu einer Anwendung ist ein Pflichtfeld. Ohne Anwendungszuordnung kann die Vorlage nicht gespeichert werden.
Wie werden Parameter zur Laufzeit abgefragt?	Beim Erstellen eines Berichts werden die definierten Parameter dem Anwender als Eingabefelder präsentiert. Als „Notwendig“ markierte Parameter müssen ausgefüllt werden.

Wichtig: Datenquelle vor dem Löschen prüfen Wenn Sie eine Datenquelle löschen oder ändern, die von einer Berichtsvorlage verwendet wird, kann der Bericht nicht mehr korrekt erstellt werden. Prüfen Sie daher immer, welche Berichtsvorlagen eine Datenquelle referenzieren, bevor Sie Änderungen vornehmen.

Tipp: Berichtsvorlagen versionieren Nutzen Sie die Kopier-Funktion, um vor größeren Layout-Änderungen eine Sicherungskopie der Vorlage zu erstellen. So können Sie bei Bedarf zur vorherigen Version zurückkehren.