UDM — 10.1 Systemeinstellungen — Globale Konfiguration anpassen

Überblick

Die Systemeinstellungen bilden die zentrale Konfiguration Ihrer UDM-Installation. Hier legen Sie fest, wie sich die Plattform systemweit verhält — von der Sprache über den E-Mail-Versand bis hin zu Dateipfaden und Lizenzinformationen.

Als Kundenadministrator haben Sie Zugriff auf alle relevanten Einstellungskategorien. Änderungen wirken sich global auf alle Benutzer und Subsysteme aus.

Unser Beispiel für diese Anleitung

E-Mail-Versand konfigurieren

Sie möchten den SMTP-Server für den automatischen E-Mail-Versand einrichten: SMTP-Server eintragen, Absender-Adresse festlegen und eine Test-Mail versenden, um die Konfiguration zu überprüfen.

Schritt 1: Systemeinstellungen öffnen

Navigieren Sie im Admin-Bereich zum Menüpunkt „Systemeinstellungen“. Sie finden diesen im Verwaltungsbereich unter „System & Betrieb“.

Die Einstellungen sind in Kategorien gegliedert, die Sie über die Navigation auf der linken Seite erreichen.

Schritt 2: Kategorie wählen

Wählen Sie in der linken Navigation die gewünschte Kategorie aus. Die verfügbaren Kategorien richten sich nach Ihrer Installation und Lizenz.

Kategorie	Beschreibung
Allgemein	Sprache, Datumsformat, Zahlenformat, Zeitzone und allgemeine Anzeigeoptionen
E-Mail / SMTP	SMTP-Server, Port, Verschlüsselung, Absender-Adresse und Authentifizierung
Dateipfade	Speicherorte für Anhänge, Vorlagen, Exporte und temporäre Dateien
Lizenz	Lizenzschlüssel, Lizenztyp, Ablaufdatum und aktivierte Module
Sicherheit	Passwortrichtlinien, Sitzungsdauer, Anmeldeversuche und Kontosperren
Benachrichtigungen	Systembenachrichtigungen, Eskalationsregeln und Benachrichtigungskanäle

In unserem Beispiel: Wir wählen die Kategorie „E-Mail / SMTP“, um den Mailversand zu konfigurieren.

Schritt 3: Einstellungen anpassen

Tragen Sie die gewünschten Werte in die Eingabefelder ein. Pflichtfelder sind entsprechend gekennzeichnet.

SMTP-Server und Port eintragen
Geben Sie die Adresse Ihres SMTP-Servers ein (z. B. smtp.meinefirma.de) sowie den Port (häufig 587 für TLS oder 465 für SSL).
Verschlüsselung wählen
Wählen Sie die passende Verschlüsselungsmethode: TLS (empfohlen), SSL oder Keine. Ihr E-Mail-Provider gibt die korrekte Methode vor.
Absender-Adresse festlegen
Tragen Sie die E-Mail-Adresse ein, die als Absender für automatisch versendete Mails erscheinen soll (z. B. noreply@meinefirma.de).
Authentifizierung konfigurieren
Falls Ihr SMTP-Server eine Authentifizierung erfordert, geben Sie Benutzername und Passwort ein.

Achtung: SMTP-Zugangsdaten SMTP-Benutzername und Passwort werden verschlüsselt in der Datenbank gespeichert. Stellen Sie sicher, dass Sie dedizierte Dienstzugangsdaten verwenden — keine persönlichen E-Mail-Konten. Bei einem Passwortwechsel auf dem Mailserver muss die Konfiguration hier ebenfalls aktualisiert werden.

AdminClient → Systemeinstellungen → E-Mail / SMTP

SMTP-Konfiguration

SMTP-Server

smtp.meinefirma.de

Port

587

Verschlüsselung

TLS

Absender-Adresse

noreply@meinefirma.de

Authentifizierung

Benutzername

udm-mailer

Passwort

••••••••••

Test-Mail an

admin@meinefirma.de

Schritt 4: Speichern und testen

Änderungen speichern
Klicken Sie auf „Speichern“, um die geänderten Einstellungen zu übernehmen. Eine Erfolgsmeldung bestätigt die Speicherung.
Test-Mail versenden
Nutzen Sie die Funktion „Test-Mail senden“, um die Konfiguration zu überprüfen. Geben Sie eine Empfängeradresse ein und prüfen Sie den Eingang der Test-Mail in Ihrem Postfach.
Ergebnis prüfen
Bei erfolgreicher Zustellung erhalten Sie eine Bestätigungsmeldung. Falls der Versand fehlschlägt, wird die Fehlermeldung des SMTP-Servers angezeigt — prüfen Sie in diesem Fall Server, Port und Zugangsdaten.

Tipp: E-Mail-Konfiguration testen Senden Sie die Test-Mail immer an eine Adresse, auf die Sie selbst Zugriff haben. Prüfen Sie auch den Spam-Ordner, falls die Mail nicht im Posteingang erscheint. Häufige Ursachen für fehlgeschlagene Zustellung sind falsche Ports, fehlende TLS-Verschlüsselung oder gesperrte IP-Adressen.

AdminClient → Systemeinstellungen → Sicherheit & Logging

Sicherheit

Sitzungsdauer

24 Stunden

Max. Anmeldeversuche

Kontosperre nach Fehlversuchen

aktiv

Logging

Log-Level

Information

Aufbewahrung (Tage)

Sensible Header maskieren

aktiv

Wichtige Einstellungskategorien im Detail

Allgemein

In der Kategorie „Allgemein“ legen Sie die grundlegenden Anzeigeoptionen fest, die für alle Benutzer gelten:

Sprache: Standardsprache der Benutzeroberfläche
Datumsformat: z. B. dd.MM.yyyy oder yyyy-MM-dd
Zahlenformat: Dezimaltrennzeichen und Tausendergruppierung
Zeitzone: Standardzeitzone für Datums- und Zeitanzeigen

Dateipfade

Hier definieren Sie die Speicherorte für verschiedene Dateitypen:

Anhänge: Standardpfad für hochgeladene Dokumentanhänge
Vorlagen: Verzeichnis für Report- und Dokumentvorlagen
Exporte: Zielverzeichnis für generierte Exportdateien
Temporär: Verzeichnis für temporäre Dateien (wird automatisch bereinigt)

Hinweis: Dateipfade Die konfigurierten Pfade müssen vom Server aus erreichbar sein und die entsprechenden Lese-/Schreibberechtigungen besitzen. Bei Netzwerkpfaden (UNC-Pfade) stellen Sie sicher, dass der Dienst-Account Zugriff hat.

Lizenz

Die Lizenzkategorie zeigt Ihren aktuellen Lizenzstatus an:

Lizenzschlüssel: Ihr aktiver Lizenzschlüssel
Lizenztyp: z. B. Standard, Professional oder Enterprise
Ablaufdatum: Zeitpunkt, bis zu dem die Lizenz gültig ist
Module: Liste der freigeschalteten Funktionsmodule

Achtung: Lizenzänderungen Änderungen am Lizenzschlüssel können den Zugriff auf bestimmte Module einschränken oder erweitern. Tragen Sie nur Lizenzschlüssel ein, die Sie von Ihrem UDM-Ansprechpartner erhalten haben.

Häufige Fragen

Frage	Antwort
Wer kann Systemeinstellungen ändern?	Nur Benutzer mit der Rolle Kundenadministrator haben Zugriff auf die Systemeinstellungen. Normale Benutzer sehen diesen Menüpunkt nicht.
Werden Änderungen sofort wirksam?	Die meisten Einstellungen werden sofort nach dem Speichern wirksam. Einige Änderungen (z. B. Sprache oder Dateipfade) erfordern möglicherweise eine Neuanmeldung der Benutzer.
Kann ich Änderungen rückgängig machen?	Es gibt keine automatische Rücksetzen-Funktion. Notieren Sie sich die bisherigen Werte, bevor Sie Änderungen vornehmen, oder erstellen Sie vorab ein Datenbank-Backup.
Was passiert bei falschen SMTP-Einstellungen?	Der E-Mail-Versand schlägt fehl. Betroffene Funktionen (z. B. Benachrichtigungen, Passwortzurücksetzung) sind dann nicht verfügbar. Die Anwendung selbst bleibt funktionsfähig.
Kann ich Einstellungen pro Subsystem ändern?	Systemeinstellungen gelten global. Subsystem-spezifische Konfigurationen werden im jeweiligen Subsystem selbst vorgenommen.
Wie erneuere ich meine Lizenz?	Kontaktieren Sie Ihren UDM-Ansprechpartner, um einen neuen Lizenzschlüssel zu erhalten. Tragen Sie diesen anschließend in der Kategorie „Lizenz“ ein und speichern Sie.

Design-Modus & Theme-System

Das Erscheinungsbild des UserClients kann über den Design-Modus und das Theme-System individuell angepasst werden. Die Einstellungen befinden sich unter Einstellungen → Design.

Design-Modi

Drei vordefinierte Design-Modi stehen zur Verfügung:

Modus	Beschreibung
Standard	Das gewöhnliche UDM-Design mit vollflächigen Farben und klaren Abgrenzungen.
Dezent	Reduzierte Farbgebung mit zarteren Tönen und weicheren Schatten für ein ruhigeres Erscheinungsbild.
Modern	Flache Optik mit feinen Linien und zeitgemäßem Minimalismus.

Primärfarbe und Schriftart

Das CSS-Variablen-basierte Theme-System ermöglicht zusätzlich:

Primärfarbe frei wählen — Ein Farbwähler ermöglicht die individuelle Anpassung der Hauptfarbe. Alle UI-Elemente (Buttons, Links, Akzente) reagieren automatisch.
Schriftart konfigurieren — Die Standard-Schriftart kann systemweit geändert werden.
Serif-Schrift — Aktiviert eine Serifenschrift für ein formelleres, dokumentennahes Erscheinungsbild.

Hinweis: Der Design-Modus und die Primärfarbe wirken sich auf alle Benutzer aus, die den UserClient verwenden. Testen Sie die verschiedenen Modi in der Vorschau, bevor Sie sich festlegen.