Überblick
Nummernkreise vergeben automatische, fortlaufende Nummern für Ihre Datensätze. Jede vergebene Nummer ist eindeutig und folgt einem definierten Format. Typische Beispiele sind Rechnungsnummern, Auftragsnummern oder Ticketnummern.
Ein Nummernkreis besteht aus:
- Präfix — ein fester Text am Anfang (z. B.
RE-) - Platzhalter — dynamische Bestandteile wie Jahr, Monat oder laufende Nummer
- Suffix — ein optionaler fester Text am Ende
Daraus ergibt sich z. B. die Nummer RE-2026-0001, RE-2026-0002 usw.
Sie möchten für Ihre Rechnungen automatische Nummern im Format RE-2026-0001 vergeben. Das Präfix ist RE-, gefolgt von der Jahreszahl, einem Bindestrich und einer vierstelligen laufenden Nummer mit führenden Nullen.
Schritt 1: Nummernkreis anlegen
Navigieren Sie im Admin-Client zum Bereich Nummernkreise. Klicken Sie auf „Neu“, um einen neuen Nummernkreis zu erstellen.
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Name vergeben
Geben Sie einen sprechenden Namen ein, z. B.
Rechnungsnummer. Dieser Name dient der Identifikation in der Verwaltung. -
Beschreibung (optional)
Ergänzen Sie eine kurze Beschreibung, z. B. „Fortlaufende Rechnungsnummern mit Jahrespräfix“.
Schritt 2: Format definieren
Das Format legt fest, wie die generierten Nummern aussehen. Sie kombinieren feste Texte mit Platzhaltern.
In unserem Beispiel: Das Format RE-{YYYY}-{0000} erzeugt Nummern wie RE-2026-0001.
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Präfix eingeben
Tragen Sie den festen Anfangsteil ein:
RE- -
Platzhalter hinzufügen
Wählen Sie die gewünschten Platzhalter aus. In unserem Fall:
{YYYY}für das Jahr, dann ein Bindestrich-, dann{0000}für die vierstellige laufende Nummer. -
Vorschau prüfen
Die Vorschau zeigt Ihnen sofort, wie die nächste vergebene Nummer aussehen wird.
Verfügbare Platzhalter
| Platzhalter | Beschreibung | Beispielausgabe |
|---|---|---|
{YYYY} |
Aktuelles Jahr (vierstellig) | 2026 |
{YY} |
Aktuelles Jahr (zweistellig) | 26 |
{MM} |
Aktueller Monat (zweistellig, mit führender Null) | 03 |
{DD} |
Aktueller Tag (zweistellig, mit führender Null) | 13 |
{0000} |
Fortlaufende Nummer mit führenden Nullen (4-stellig) | 0001, 0002, … |
{00000} |
Fortlaufende Nummer mit führenden Nullen (5-stellig) | 00001, 00002, … |
{000} |
Fortlaufende Nummer mit führenden Nullen (3-stellig) | 001, 002, … |
{#} |
Fortlaufende Nummer ohne führende Nullen | 1, 2, 100, … |
{0000} erzeugt mindestens 4 Stellen. Wird die Nummer größer (z. B. 10000), wird sie trotzdem vollständig ausgegeben.
Schritt 3: Startwert festlegen
Standardmäßig beginnt der Zähler bei 1. Falls Sie mit einem anderen Wert starten möchten (z. B. weil bereits Rechnungen mit niedrigeren Nummern existieren), können Sie den Startwert anpassen.
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Startwert eingeben
Tragen Sie den gewünschten Startwert ein. Die nächste vergebene Nummer verwendet diesen Wert.
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Zähler-Rücksetzung konfigurieren (optional)
Legen Sie fest, ob der Zähler bei einem Wechsel des Jahres oder Monats automatisch zurückgesetzt werden soll. Bei Jahresnummern empfiehlt sich die Rücksetzung pro Jahr.
RE-{YYYY}-{0000} verwenden und den Zähler jährlich zurücksetzen, beginnt die Nummerierung jedes Jahr bei 0001. So erhalten Sie z. B. RE-2026-0001 bis RE-2026-nnnn und im nächsten Jahr wieder RE-2027-0001.
Schritt 4: Nummernkreis einem Datenobjekt zuordnen
Damit der Nummernkreis automatisch Nummern vergibt, muss er einem Datenobjekt und einem Feld zugeordnet werden.
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Datenobjekt auswählen
Wählen Sie das Datenobjekt, für das der Nummernkreis gelten soll (z. B. „Rechnung“).
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Zielfeld zuordnen
Wählen Sie das Feld, in das die generierte Nummer geschrieben werden soll (z. B. „Rechnungsnummer“). Das Feld muss vom Typ Text (String) sein.
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Vergabezeitpunkt festlegen
Legen Sie fest, wann die Nummer vergeben wird: beim Anlegen des Datensatzes oder zu einem späteren Zeitpunkt (z. B. bei Statusänderung).
Formatbeispiele
Die folgende Tabelle zeigt gängige Formate für unterschiedliche Anwendungsfälle:
| Anwendungsfall | Format | Beispielergebnis |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer (jährlich) | RE-{YYYY}-{0000} |
RE-2026-0001 |
| Auftragsnummer (monatlich) | AU-{YYYY}{MM}-{000} |
AU-202603-001 |
| Ticketnummer (einfach) | TK-{00000} |
TK-00042 |
| Lieferschein (kurzes Jahr) | LS{YY}-{0000} |
LS26-0001 |
| Protokollnummer (ohne Nullen) | PROT-{YYYY}-{#} |
PROT-2026-1 |
| Status | Name | Format | Nächste Nr. | Zählerstand | Rücksetzung |
|---|---|---|---|---|---|
| Aktiv | Rechnungsnummer | RE-{YYYY}-{0000} | RE-2026-0042 | 41 | Jährlich |
| Aktiv | Auftragsnummer | AU-{YYYY}{MM}-{000} | AU-202604-018 | 17 | Monatlich |
| Aktiv | Ticketnummer | TK-{00000} | TK-00318 | 317 | Nie |
Wichtige Hinweise
Häufige Fragen
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Kann ich das Format nachträglich ändern? | Ja, das Format kann jederzeit geändert werden. Bereits vergebene Nummern bleiben unverändert. Neue Nummern folgen dem neuen Format. |
| Was passiert beim Jahreswechsel? | Wenn der Platzhalter {YYYY} verwendet wird, wechselt das Jahr automatisch. Bei aktivierter Zähler-Rücksetzung beginnt der Zähler wieder bei 1. |
| Kann eine Nummer manuell überschrieben werden? | Das hängt von der Feldkonfiguration ab. Wenn das Zielfeld als schreibgeschützt konfiguriert ist, kann die Nummer nicht manuell geändert werden. |
| Kann ich mehrere Nummernkreise für ein Objekt verwenden? | Ja, sofern die Nummern in unterschiedliche Felder geschrieben werden. Jedes Feld kann seinen eigenen Nummernkreis haben. |
| Was passiert bei einem Datenbank-Restore? | Der Zählerstand wird mit der Datenbank zurückgesetzt. Achten Sie darauf, dass nach einem Restore keine Nummern doppelt vergeben werden. Passen Sie ggf. den Startwert manuell an. |
| Werden Lücken automatisch gefüllt? | Nein. Gelöschte Datensätze hinterlassen Lücken. Der Zähler läuft immer nur vorwärts. |