Nachrichtenvorlagen definieren den Inhalt und das Format von automatisch versendeten E-Mails und Benachrichtigungen. Sie verwenden Platzhalter für dynamische Daten, die beim Versand durch die tatsächlichen Werte aus dem jeweiligen Datenobjekt ersetzt werden.

Eine Vorlage besteht aus mehreren Bereichen:

• Nachricht — Betreff und Inhalt mit Platzhaltern
• Versand — Empfänger (Benutzer, Rollen, Bereiche, E-Mail-Adressen)
• Versandbedingung — Filterregeln, wann die Nachricht gesendet wird
• Test — Vorschau und Testversand mit echten Daten

Navigieren Sie in der Admin-Oberfläche zum Bereich „Nachrichtenvorlagen“. Dieser befindet sich im Kontextmenü einer App unter dem Punkt „Nachrichtenvorlagen“.

1. App öffnen und „Nachrichtenvorlagen“ wählen

   Wählen Sie die App aus, in der die Vorlage erstellt werden soll. Im Bereich „Nachrichtenvorlagen“ sehen Sie die Liste aller bestehenden Vorlagen.

2. „Neu“ klicken

   Klicken Sie auf den Button „Neu“, um eine neue Vorlage anzulegen. Es öffnet sich die Detail-Seite.

3. Grunddaten eingeben

   Vergeben Sie einen Vorlagennamen (z. B. Auftragsbestätigung) und optional eine Beschreibung. Wählen Sie das Objekt (Entity) aus, auf das sich die Vorlage bezieht — in unserem Beispiel die Tabelle „Auftrag“.

Wechseln Sie zum Reiter „Nachricht“. Hier definieren Sie den Betreff und den Nachrichtentext.

1. Betreff eingeben

   Der Betreff kann ebenfalls Platzhalter enthalten. Beispiel: Auftragsbestätigung Nr. {{Auftragsnummer}}

2. Nachrichtentext verfassen

   Geben Sie den Nachrichtentext ein. Verwenden Sie Platzhalter in der Form {{Feldname}}, um dynamische Daten einzufügen.

Platzhalter werden in doppelten geschweiften Klammern geschrieben: {{Feldname}}. Beim Versand ersetzt UDM jeden Platzhalter durch den tatsächlichen Wert des jeweiligen Datensatzes.

Sie können Platzhalter auf zwei Wegen einfügen:

• Manuell — Schreiben Sie {{Feldname}} direkt in den Text
• Per Auswahl — Wählen Sie ein Feld aus der Dropdown-Liste „Platzhalter einfügen“. Der Platzhalter wird automatisch an der Cursor-Position eingefügt.

Platzhalter-Typen und Formatierung

Wechseln Sie zum Reiter „Versand“. Hier legen Sie fest, an wen die Nachricht gesendet wird.

Jeder Empfänger hat einen Typ, der den Versandkanal bestimmt:

In unserem Beispiel: Wir fügen zwei Empfänger hinzu:

• Typ Mail mit dem Quellfeld KundenEmail — die E-Mail-Adresse wird aus dem Auftragsdatensatz gelesen
• Typ Intern an die Rolle „Vertrieb“ — damit das Vertriebsteam ebenfalls informiert wird

Zusätzlich können Sie pro Empfänger eine Lesebestätigung anfordern. UDM protokolliert dann, ob und wann die Nachricht gelesen wurde.

Damit die Nachricht automatisch versendet wird, muss die Vorlage einer Aktion zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt über die Konfiguration des Datenobjekts:

1. Datenobjekt öffnen

   Navigieren Sie zur Konfiguration des Objekts, das die Nachricht auslösen soll (z. B. „Auftrag“).

2. Aktion konfigurieren

   Im Bearbeitungsdialog oder über die Aktions-Konfiguration ordnen Sie die Nachrichtenvorlage zu. Die Vorlage wird ausgeführt, wenn der entsprechende Trigger eintritt (z. B. Datensatz gespeichert).

3. Versandbedingung definieren (optional)

   Im Reiter „Versandbedingung“ der Vorlage können Sie einen Filter definieren. Die Nachricht wird nur gesendet, wenn der Datensatz die Filterbedingung erfüllt — z. B. nur wenn Status = Bestätigt.

Nach der Konfiguration haben wir:

• Eine Nachrichtenvorlage „Auftragsbestätigung“ mit Platzhaltern für Kundenname, Auftragsnummer und Datum
• Zwei Empfänger: E-Mail an die Kunden-Adresse aus dem Datensatz und intern an die Rolle „Vertrieb“
• Eine Versandbedingung, die den Versand auf Status = Bestätigt beschränkt
• Einen erfolgreichen Testlauf mit realen Vorschaudaten