UDM — 10.2 KI-Wissensdokumente — Wissen für den KI-Assistenten bereitstellen

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Überblick

KI-Wissensdokumente sind Texte, die dem KI-Assistenten als Kontextwissen zur Verfügung stehen. Als Administrator können Sie Dokumente zu Prozessen, Richtlinien oder fachlichen Themen hinterlegen, damit der KI-Assistent fundierte und kontextbezogene Antworten geben kann.

Die Dokumente werden automatisch in den Wissenskontext des KI-Assistenten eingebunden. Je nach Systemkonfiguration geschieht dies entweder als vollständiger Text im Prompt oder über eine semantische Suche (VectorStore), bei der nur die jeweils relevanten Passagen herangezogen werden.

Zugang Im Admin-Client über das Hauptmenü → KI-Kommunikation → KI-Wissensdokumente.

Praxisszenario

Unternehmensprozess „Auftragsbearbeitung“ dokumentieren

Sie erstellen ein Wissensdokument, das den internen Auftragsbearbeitungsprozess beschreibt — von der Auftragserfassung über die Freigabe bis zur Rechnungsstellung. Anschließend kann der KI-Assistent Fragen der Anwender zu diesem Prozess qualifiziert beantworten, ohne dass jede Frage manuell beantwortet werden muss.

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Ablauf im Überblick

Schritt 1 Liste öffnen Wissensdokumente aufrufen

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Schritt 2 Dokument anlegen Neues Dokument erstellen

→

Schritt 3 Inhalt pflegen Titel, Text und Kategorie

→

Schritt 4 Aktivieren Dokument verfügbar machen

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Schritt für Schritt

Wissensdokumente öffnen Navigieren Sie im Admin-Client über das Hauptmenü zum Bereich KI-Kommunikation und wählen Sie KI-Wissensdokumente. Die Übersichtsliste zeigt alle vorhandenen Dokumente mit Titel, Kategorie, Priorität, Tags und Aktivierungsstatus.
Neues Dokument anlegen Klicken Sie in der Toolbar auf die Schaltfläche Neu (Plus-Symbol). Es öffnet sich die Detailansicht für ein neues Wissensdokument. Der Status Aktiv und die Kategorie Custom sind standardmäßig vorausgewählt.
Titel und Inhalt eingeben Vergeben Sie einen aussagekräftigen Titel, der das Thema des Dokuments klar benennt. Im Feld Inhalt hinterlegen Sie den eigentlichen Wissenstext. Optional können Sie im Feld Beschreibung eine kurze Zusammenfassung ergänzen.
Kategorie und Tags zuweisen Wählen Sie eine passende Kategorie aus der vordefinierten Liste (z. B. Custom, BusinessLogic, Documentation). Im Feld Tags können Sie zusätzliche Schlagwörter hinterlegen, die die semantische Auffindbarkeit verbessern. Über die Priorität steuern Sie die Gewichtung des Dokuments im Wissenskontext.
Dokument speichern und aktivieren Klicken Sie auf Speichern. Stellen Sie sicher, dass der Schalter Aktiv aktiviert ist, damit das Dokument dem KI-Assistenten zur Verfügung steht. Inaktive Dokumente werden nicht in den Wissenskontext eingebunden.

AdminClient → Wissensdokument anlegen

Grunddaten

Titel

Kostenstellen-Logik 2026

Kategorie

BusinessLogic

Titel	Kategorie	Priorität	Status	Aktualisiert
Kostenstellen-Logik 2026	BusinessLogic	Hoch	indiziert	03.05.2026
UDM-Glossar	Documentation	Mittel	indiziert	28.04.2026
Mandanten-Setup Acme	Custom	Niedrig	wird indiziert	04.05.2026
Alte Reporting-Notiz	Documentation	Niedrig	inaktiv	17.02.2026

Eigenschaften eines Wissensdokuments

Eigenschaft	Beschreibung
Titel Pflicht	Eindeutiger, aussagekräftiger Name des Dokuments. Wird in der Übersichtsliste und im Wissenskontext als Referenz angezeigt.
Beschreibung Optional	Kurze Zusammenfassung des Dokumentinhalts. Dient der Orientierung in der Verwaltung.
Inhalt Pflicht	Der eigentliche Wissenstext, der dem KI-Assistenten als Kontextinformation bereitgestellt wird. Unterstützt mehrzeilige Texte.
Kategorie Pflicht	Klassifizierung des Dokuments. Verfügbare Kategorien: `Custom`, `Entity`, `Property`, `API`, `BusinessLogic`, `Documentation`, `Configuration`, `Code`. Standard: `Custom`.
Tags Optional	Freitext-Schlagwörter zur thematischen Einordnung. Verbessern die Auffindbarkeit bei der semantischen Suche.
Priorität Optional	Numerischer Wert zur Gewichtung des Dokuments im Wissenskontext. Höhere Werte bedeuten höhere Relevanz.
Aktiv Pflicht	Steuert, ob das Dokument dem KI-Assistenten zur Verfügung steht. Nur aktive Dokumente fließen in den Wissenskontext ein.
Subsystem Optional	Optionale Zuordnung zu einem Subsystem. Ermöglicht die thematische Eingrenzung auf einen bestimmten Fachbereich.

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Verfügbare Kategorien

Kategorie	Verwendungszweck
`Custom`	Allgemeine, benutzerdefinierte Wissensdokumente — Standardkategorie für Prozessbeschreibungen, Richtlinien und fachliche Themen.
`BusinessLogic`	Dokumentation von Geschäftslogik, Regeln und Abläufen.
`Documentation`	Allgemeine Dokumentation und Anleitungen.
`Entity`	Ergänzende Informationen zu Datenobjekten.
`Property`	Ergänzende Informationen zu einzelnen Felddefinitionen.
`API`	Dokumentation von Schnittstellen und API-Endpunkten.
`Configuration`	Konfigurationshinweise und Einstellungsbeschreibungen.
`Code`	Code-Beispiele, Skripte und technische Referenzen.

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Hinweise und Empfehlungen

Dokumente sinnvoll strukturieren Gliedern Sie längere Wissensdokumente in klar benannte Abschnitte mit Überschriften. Der KI-Assistent kann strukturierte Texte besser auswerten und liefert präzisere Antworten, wenn die Informationen thematisch geordnet sind. Verwenden Sie kurze, prägnante Sätze und vermeiden Sie mehrdeutige Formulierungen.

Ein Thema pro Dokument Erstellen Sie lieber mehrere fokussierte Dokumente als ein großes Sammel-Dokument. So kann der KI-Assistent gezielt das passende Wissen heranziehen, ohne irrelevante Informationen zu verarbeiten.

Semantische Suche (VectorStore) Wenn der VectorStore aktiviert ist, werden Wissensdokumente automatisch synchronisiert und über eine semantische Suche auffindbar gemacht. Der KI-Assistent findet dann auch inhaltlich verwandte Passagen, selbst wenn die exakten Suchbegriffe nicht im Dokument vorkommen. Tags und eine passende Kategorie verbessern die Treffergenauigkeit zusätzlich.

Cache-Aktualisierung Nach dem Speichern eines Wissensdokuments kann es je nach Systemkonfiguration bis zu 60 Minuten dauern, bis der KI-Assistent die Änderungen berücksichtigt. Der Knowledge-Cache wird in regelmäßigen Intervallen aktualisiert.

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Häufige Fragen

Frage	Antwort
Wie viele Wissensdokumente kann ich anlegen?	Es gibt keine feste Obergrenze. Beachten Sie jedoch, dass im textbasierten Modus alle aktiven Dokumente in den Prompt eingebunden werden und der verfügbare Kontext begrenzt ist. Im VectorStore-Modus werden nur relevante Dokumente dynamisch geladen.
Kann ich ein Dokument temporär deaktivieren?	Ja. Setzen Sie den Schalter Aktiv auf Nein. Das Dokument bleibt gespeichert, wird aber nicht mehr in den Wissenskontext eingebunden. Sie können es jederzeit wieder aktivieren.
Welche Kategorie soll ich wählen?	Für allgemeine Prozessbeschreibungen und Richtlinien verwenden Sie `Custom`. Die übrigen Kategorien sind für technische Dokumentation gedacht, die sich auf bestimmte Systemelemente bezieht (z. B. `Entity` oder `API`).
Werden Änderungen sofort wirksam?	Im VectorStore-Modus werden Änderungen zeitnah synchronisiert. Im textbasierten Modus greift der Cache-Mechanismus — die Aktualisierung erfolgt spätestens nach Ablauf des konfigurierten Cache-Intervalls.
Kann ich Dateien oder Bilder anhängen?	Nein. Wissensdokumente unterstützen ausschließlich Textinhalte. Fassen Sie relevante Informationen aus externen Dokumenten als Text zusammen und hinterlegen Sie diese im Inhaltsfeld.