UDM — 9.5 Dokumentkategorien — Anhänge und Dokumente klassifizieren

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Überblick

Dokumentkategorien ermöglichen die Klassifizierung von Dateianhaängen in UDM. Kategorien wie „Vertrag“, „Rechnung“ oder „Foto“ helfen beim Filtern und Organisieren von Dokumenten. Jede Kategorie erhält einen Namen, eine optionale Beschreibung und ein Icon für die visuelle Darstellung in der Benutzeroberfläche.

Die Kategorien werden zentral im Admin-Client verwaltet und können anschließend in verschiedenen Kontexten eingesetzt werden:

Dateianhaänge (DB-Anhänge) — Benutzer wählen beim Hochladen eine Kategorie aus
Dateiquellen — Dateien aus externen Speicherorten werden per Kategorie-Zuordnung automatisch klassifiziert
Berechtigungen — Dokumentberechtigungen können auf bestimmte Kategorien eingeschränkt werden

Unser Beispiel für diese Anleitung

Dokumenttypen für Kundenverwaltung

Sie möchten in Ihrer Kundenverwaltung verschiedene Dokumenttypen unterscheiden. Dafür legen Sie die Kategorien „Vertrag“, „Angebot“, „Korrespondenz“ und „Foto“ an. Anschließend ordnen Sie diese Kategorien den passenden Dateiquellen und Dialogen zu, damit Benutzer ihre Anhänge gezielt filtern können.

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Schritt 1: Kategorien anlegen

Navigieren Sie im Admin-Client zum Bereich „Verwaltung“ und öffnen Sie die Seite „Dokumentkategorien“. Dort sehen Sie die Liste aller vorhandenen Kategorien mit Name, Beschreibung, Sortierung und Status.

„Neu“ klicken
Klicken Sie in der Toolbar auf den Button „Neu“, um eine neue Dokumentkategorie anzulegen. Die Detail-Seite öffnet sich.
Kategorie für jede Dokumentart wiederholen
Legen Sie nacheinander die Kategorien Vertrag, Angebot, Korrespondenz und Foto an. Jede Kategorie erhält einen eigenen Eintrag.

AdminClient → Verwaltung → Dokumentkategorien

Name	Icon	Beschreibung	Sortierung	Status
Vertrag	📜	Verträge, Rahmenvereinbarungen	10	aktiv
Angebot	💰	Angebote und Kalkulationen	20	aktiv
Korrespondenz	✉	E-Mail-Verkehr, Briefe	30	aktiv
Foto	📷	Bilder und Aufnahmen	40	aktiv
Archiv (alt)	🗄	Veraltete Dokumente	99	inaktiv

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Schritt 2: Name und Icon zuweisen

Auf der Detail-Seite konfigurieren Sie die Eigenschaften der Kategorie. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen und wählen Sie ein passendes Icon für die visuelle Darstellung.

Name vergeben
Geben Sie einen eindeutigen, verständlichen Namen ein, z. B. Vertrag. Der Name wird in der gesamten Benutzeroberfläche angezeigt.
Beschreibung ergänzen
Die Beschreibung ist optional und hilft anderen Administratoren, den Zweck der Kategorie zu verstehen, z. B. Verträge, Rahmenvereinbarungen und Leistungsverzeichnisse.
Icon (CSS-Klasse) zuweisen
Tragen Sie eine Font-Awesome-CSS-Klasse ein, z. B. fa-file-contract für Verträge oder fa-camera für Fotos. Das Icon wird in Listen und Filtern neben dem Kategorienamen angezeigt.
Sortierung und Status festlegen
Die Sortierung bestimmt die Reihenfolge in Auswahllisten. Über das Feld „Aktiv“ können Sie Kategorien temporär deaktivieren, ohne sie zu löschen.

Detail-Ansicht — Kategorie „Vertrag“

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Vertrag

Name

Vertrag

Beschreibung

Verträge, Rahmenvereinbarungen und Leistungsverzeichnisse

Icon (CSS)

fa-file-contract

Sortierung

10

Aktiv

aktiv

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Schritt 3: Kategorie einer Dateiquelle zuordnen

Damit Dateien aus externen Speicherorten automatisch einer Kategorie zugeordnet werden, konfigurieren Sie Kategorie-Zuordnungen in der Dateiquelle. UDM ordnet Dateien anhand von Ordner- oder Endungsmustern automatisch der passenden Kategorie zu.

Dateiquelle öffnen
Navigieren Sie zur gewünschten Dateiquelle und öffnen Sie die Detail-Seite.
Kategorie-Zuordnung anlegen
Im Bereich „Kategorie-Zuordnungen“ erstellen Sie eine neue Zuordnung. Wählen Sie die Kategorie (z. B. Vertrag) und definieren Sie ein Ordner- oder Endungsmuster (z. B. .pdf oder den Ordnernamen vertraege).

Automatische Klassifizierung Die Kategorie-Zuordnung in Dateiquellen erfolgt über zwei Pattern-Typen: Ordnermuster (FolderPattern) und Endungsmuster (ExtensionPattern). Dateien, die dem Muster entsprechen, erhalten automatisch die zugeordnete Kategorie.

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Schritt 4: Anhänge nach Kategorie filtern

Im Anwender-Client können Benutzer ihre Anhänge und Dokumente nach Kategorie filtern. Der Anhänge-Bereich zeigt die verfügbaren Kategorien als Filter an, sodass gezielt z. B. nur Verträge oder nur Fotos angezeigt werden.

Anhänge-Panel öffnen
Im Datensatz-Dialog finden Sie den Bereich „Anhänge“. Dort werden alle zugeordneten Dateien und Dateianhaänge aufgelistet.
Kategorie-Filter anwenden
Wählen Sie eine oder mehrere Kategorien aus, um die Anzeige einzuschränken. So finden Benutzer schnell die gesuchten Dokumente.

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Eigenschaften einer Dokumentkategorie

Eigenschaft	Beschreibung	Pflicht
Name	Anzeigename der Kategorie (z. B. „Vertrag“, „Rechnung“, „Foto“). Wird in Filtern und Auswahllisten angezeigt. Maximal 200 Zeichen.	Pflichtfeld
Beschreibung	Optionale Erläuterung zum Zweck der Kategorie. Maximal 4000 Zeichen.	Optional
Icon (CSS-Klasse)	Font-Awesome-CSS-Klasse für die visuelle Darstellung, z. B. `fa-folder`, `fa-file-contract`, `fa-camera`. Maximal 100 Zeichen.	Optional
Sortierung	Numerischer Wert für die Reihenfolge in Auswahllisten und Filtern. Kleinere Werte werden zuerst angezeigt.	Optional
System-Kategorie	Vom Administrator vordefinierte Kategorie, die nicht gelöscht werden kann. Verwenden Sie dieses Flag für Kategorien, die dauerhaft bestehen müssen.	Optional
Aktiv	Deaktivierte Kategorien stehen Benutzern nicht mehr zur Auswahl, bestehende Zuordnungen bleiben erhalten. Standard: aktiviert.	Optional

Tipp: Namenskonvention Verwenden Sie kurze, prägnante Namen für Kategorien (z. B. „Vertrag“ statt „Vertragsunterlagen und Vereinbarungen“). Die Beschreibung eignet sich für Detailinformationen. Kurze Namen verbessern die Lesbarkeit in Filtern und Tabellen.

Hierarchische Kategorien Das Datenmodell unterstützt eine hierarchische Struktur über Eltern-Kategorien. In der aktuellen Version (Phase 1) werden Kategorien jedoch als flache Liste verwaltet. Eine verschachtelte Kategoriestruktur ist für eine spätere Version vorgesehen.

Achtung: System-Kategorien Kategorien mit aktiviertem „System-Kategorie“-Flag können nicht gelöscht werden. Setzen Sie dieses Flag nur bei Kategorien, die dauerhaft benötigt werden. Temporäre oder projektspezifische Kategorien sollten als reguläre Kategorien angelegt werden.

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Häufige Fragen

Frage	Antwort
Wie viele Kategorien kann ich anlegen?	Es gibt keine Begrenzung. Achten Sie auf eine sinnvolle Anzahl, damit Benutzer die Übersicht behalten. Empfehlung: 5–15 Kategorien pro Einsatzbereich.
Kann ich eine Kategorie umbenennen?	Ja. Öffnen Sie die Kategorie und ändern Sie den Namen. Die Änderung wird sofort überall übernommen, da die Zuordnung über die ID erfolgt.
Was passiert, wenn ich eine Kategorie deaktiviere?	Deaktivierte Kategorien stehen nicht mehr zur Auswahl. Bestehende Zuordnungen von Dokumenten zu dieser Kategorie bleiben erhalten und werden weiterhin angezeigt.
Kann ich eine Kategorie löschen?	Reguläre Kategorien können gelöscht werden, sofern sie nicht als „System-Kategorie“ markiert sind. Empfehlung: Deaktivieren Sie Kategorien, anstatt sie zu löschen.
Kann ein Dokument mehrere Kategorien haben?	Nein. Jeder Anhang wird genau einer Kategorie zugeordnet. Verwenden Sie bei Bedarf allgemeinere Kategorienamen (z. B. „Allgemein“) als Auffangkategorie.
Wo werden die Kategorien in Dateiquellen zugeordnet?	In der Detail-Seite der Dateiquelle im Bereich „Kategorie-Zuordnungen“. Dort legen Sie Ordner- oder Endungsmuster fest, die Dateien automatisch einer Kategorie zuweisen.
Welche Icons kann ich verwenden?	Alle Font-Awesome-Icons, die im System verfügbar sind. Geben Sie die CSS-Klasse ohne das Präfix `fa-` ein, z. B. `fa-folder`, `fa-file-pdf`, `fa-image`.