Überblick
Dateiquellen verbinden UDM mit externen Dateisystemen wie lokalen Pfaden oder Netzlaufwerken. Sie werden für folgende Zwecke eingesetzt:
- Berichtsvorlagen — Vorlagen für automatisch generierte Berichte
- Dokumentenvorlagen — Briefvorlagen, Formulare und Standarddokumente
- Dokumentenablage — strukturierte Ablage von Anhängen und Dateien zu Datensätzen
UDM liest die Dateien direkt vom konfigurierten Speicherort. Sie müssen Dateien nicht manuell hochladen — Änderungen im Dateisystem werden automatisch erkannt.
Ihre Berichtsvorlagen liegen auf einem Netzlaufwerk unter \\server\vorlagen\. Sie möchten eine Dateiquelle konfigurieren, damit UDM die Vorlagen automatisch findet und für die Berichtserzeugung bereitstellt.
Schritt 1: Dateiquelle anlegen
Navigieren Sie im Admin-Client zur Verwaltungsseite „Dateiquellen“. Dort sehen Sie die Liste aller konfigurierten Dateiquellen.
-
„Neu“ klicken
Klicken Sie in der Toolbar auf den Button „Neu“, um eine neue Dateiquelle anzulegen. Die Detail-Seite öffnet sich.
-
Name und Beschreibung vergeben
Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein, z. B.
Berichtsvorlagen Server. Die Beschreibung ist optional, hilft aber bei der Zuordnung.
Schritt 2: Pfad konfigurieren
UDM unterstützt zwei Modi für die Pfadkonfiguration:
| Modus | Beschreibung |
|---|---|
| Direkt-Modus | Ein fester Basispfad, z. B. \\server\vorlagen\berichte. Alle Dateien in diesem Verzeichnis werden erfasst. |
| Template-Modus | Ein Pfad mit Platzhaltern, z. B. \\server\kunden\{Kundenname}\dokumente. Platzhalter werden pro Datensatz durch die tatsächlichen Feldwerte ersetzt. |
In unserem Beispiel: Wir verwenden den Direkt-Modus und tragen als Basispfad \\server\vorlagen\berichte ein.
| Status | Name | Pfad | Modus | Rekursiv | Nur lesen |
|---|---|---|---|---|---|
| Aktiv | Berichtsvorlagen Server | \\server\vorlagen\berichte | Direkt | Ja | Ja |
| Aktiv | Kunden-Dokumente | \\server\kunden\{Kundenname}\dokumente | Template | Ja | Nein |
| Inaktiv | Archiv 2024 | \\archiv\2024 | Direkt | Nein | Ja |
{PropertyName}. UDM ersetzt sie zur Laufzeit durch den Wert des entsprechenden Feldes im Datensatz. So können Sie datensatzbezogene Dateipfade abbilden, z. B. \\server\projekte\{Projektname}\anhaenge.
Schritt 3: Optionen festlegen
Konfigurieren Sie die weiteren Einstellungen der Dateiquelle:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Objekttyp | Der UDM-Objekttyp, dem die Dateiquelle zugeordnet ist (z. B. Subsystem, Entity, Dialog). |
| Rekursiv | Wenn aktiviert, werden auch Unterverzeichnisse durchsucht. |
| Nur lesen | Wenn aktiviert, können Benutzer Dateien nur lesen, nicht ändern oder löschen. Standard: aktiviert. |
| Aktiv | Deaktivierte Dateiquellen werden von UDM ignoriert. |
| Sortierung | Bestimmt die Reihenfolge, wenn mehrere Dateiquellen für dasselbe Objekt konfiguriert sind. |
In unserem Beispiel: Wir aktivieren „Rekursiv“, damit auch Vorlagen in Unterordnern gefunden werden, und lassen „Nur lesen“ aktiviert.
Schritt 4: Filterregeln und Kategorie-Zuordnungen
Optional können Sie Filterregeln definieren, um nur bestimmte Dateien oder Ordner zu berücksichtigen. Filterregeln arbeiten nach dem Whitelist-Prinzip: Ohne Regeln werden alle Dateien angezeigt. Mit Include-Regeln werden nur passende Dateien angezeigt.
Filterregeln (Include/Exclude)
| Regeltyp | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Include | Dateien/Ordner explizit einschließen | *.docx — nur Word-Dateien anzeigen |
| Exclude | Dateien/Ordner explizit ausschließen (höhere Priorität als Include) | ~$* — temporäre Office-Dateien ausblenden |
Zieltyp der Regel
| Zieltyp | Beschreibung | Beispiel-Pattern |
|---|---|---|
| Ordner | Regel bezieht sich auf Ordnernamen oder Pfade | archiv |
| Datei | Regel bezieht sich auf Dateinamen | vorlage_*.docx |
| Endung | Regel bezieht sich auf Dateiendungen | .pdf |
Kategorie-Zuordnungen
Mit Kategorie-Zuordnungen können Sie Dateien automatisch einer Dokumentenkategorie zuweisen. Die Zuordnung erfolgt anhand von Ordner- oder Endungsmustern. So werden Dateien beim Einlesen automatisch klassifiziert.
.pdf und .docx ein und ordnen Sie PDF-Dateien der Kategorie „Berichte“ und Word-Dateien der Kategorie „Vorlagen“ zu.
Zugriffsrechte und Netzwerkpfade
- Das Dienstkonto Leserechte auf dem Netzlaufwerk besitzt
- UNC-Pfade (
\\server\freigabe) verwendet werden — keine gemappten Laufwerksbuchstaben (Z:\) - Die Netzwerkfreigabe vom Server aus erreichbar ist
- Bei „Nur lesen = Nein“ zusätzlich Schreibrechte vorhanden sind
\\server\freigabe\ordner) statt gemappter Laufwerksbuchstaben (Z:\ordner). Laufwerksbuchstaben sind an die Benutzersitzung gebunden und stehen dem UDM-Dienst in der Regel nicht zur Verfügung.
.., /, \ und : werden entfernt, sodass ein Datensatzwert nicht aus dem konfigurierten Basispfad „ausbrechen“ kann.
Häufige Fragen
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Kann ich mehrere Dateiquellen für ein Objekt anlegen? | Ja. Die Sortierung bestimmt die Reihenfolge, in der die Quellen durchsucht werden. |
| Was passiert, wenn der Pfad nicht erreichbar ist? | UDM protokolliert einen Fehler und überspringt die Dateiquelle. Andere Quellen werden weiterhin abgefragt. |
| Werden Dateien in die Datenbank kopiert? | Nein. UDM liest die Dateien direkt vom konfigurierten Speicherort. Es werden nur Metadaten (Name, Pfad, Größe) erfasst. |
| Was ist der Unterschied zwischen Direkt- und Template-Modus? | Im Direkt-Modus ist der Pfad fest. Im Template-Modus werden Platzhalter ({Feldname}) pro Datensatz durch tatsächliche Werte ersetzt, sodass jeder Datensatz auf ein eigenes Verzeichnis zeigen kann. |
| Können Benutzer über Dateiquellen Dateien hochladen? | Nur wenn „Nur lesen“ deaktiviert ist und das Dienstkonto Schreibrechte auf dem Zielpfad besitzt. |
| Werden Änderungen im Dateisystem sofort sichtbar? | Ja. UDM liest das Dateisystem bei jedem Zugriff. Neue, geänderte oder gelöschte Dateien werden sofort erkannt. |
| Welche Platzhalter stehen im Template-Modus zur Verfügung? | Alle Feldnamen (Property-Namen) des zugeordneten Datenobjekts. Zusätzlich steht {ObjectId} für die ID des Datensatzes bereit. |