Überblick
Der automatische Datei-Import überwacht konfigurierbare Ordner (lokal oder Netzlaufwerk) und importiert neue Dateien automatisch als UDM-Anhänge. Dateien können dabei:
- Automatisch zugeordnet werden — anhand von Dateinamen-Mustern zu bestehenden Datensätzen
- Im Eingangskorb landen — zur manuellen Zuordnung durch berechtigte Benutzer
- Nach dem Import verarbeitet werden — Datei löschen, verschieben oder umbenennen
Ihr Büroscanner legt eingescannte Dokumente unter \\server\scans\buero ab. UDM soll diesen Ordner überwachen, Dateien automatisch importieren und — wenn möglich — anhand des Dateinamens einer Rechnung zuordnen. Nicht zuordenbare Dateien landen im Eingangskorb.
Schritt 1: Import-Quelle anlegen
Navigieren Sie im Admin-Client zur Verwaltungsseite „Datei-Import“. Dort sehen Sie die Liste aller konfigurierten Import-Quellen.
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„Neu“ klicken
Klicken Sie in der Toolbar auf „Neu“. Die Detail-Seite öffnet sich.
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Name und Beschreibung vergeben
Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein, z. B.
Scanner Büro EG. -
Überwachungspfad eintragen
Tragen Sie den Ordnerpfad ein:
\\server\scans\buero
\\server\freigabe\ordner) statt Laufwerksbuchstaben. Der UDM-Server-Dienst greift mit seinem Dienstkonto auf den Pfad zu — gemappte Laufwerke sind dort nicht verfügbar.
Schritt 2: Grundeinstellungen konfigurieren
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Aktiv | Schaltet die Überwachung ein oder aus. Eine deaktivierte Quelle behält alle Einstellungen und Regeln — der Scanner-Job pausiert lediglich. Über die Toolbar-Aktion „Aktivierung umschalten“ lässt sich der Zustand auch schnell wechseln, ohne den Dialog zu öffnen. |
| Überwachungspfad | Der Ordner, den UDM zyklisch auf neue Dateien prüft. Das kann ein lokaler Pfad auf dem Server sein (z. B. D:\Import\Scanner) oder ein Netzlaufwerk als UNC-Pfad (z. B. \\server\scans\buero). Der UDM-Server-Dienst muss Lesezugriff auf diesen Pfad haben. |
| Unterordner einbeziehen | Wenn aktiviert, durchsucht UDM auch alle Unterordner rekursiv. Nützlich, wenn z. B. ein Scanner pro Tag einen Unterordner anlegt (2026-03-15/, 2026-03-16/) oder verschiedene Abteilungen eigene Unterordner nutzen. |
| Scan-Intervall (Sekunden) | Bestimmt, wie häufig UDM den Ordner nach neuen Dateien durchsucht. Der Mindestwert ist 10 Sekunden, der Standard 60 Sekunden. Für gelegentliche Scanner-Eingänge reichen 60–300 Sekunden. Bei zeitkritischen Workflows (z. B. Produktionsüberwachung) können Sie kürzere Intervalle wählen. |
| Max. Dateigröße | Maximale Dateigröße in Bytes. Dateien, die diesen Wert überschreiten, werden übersprungen und im Protokoll vermerkt. Lassen Sie das Feld leer, um keine Größenbeschränkung zu setzen. Beispiel: 10485760 = 10 MB. |
| Standard-Entität | Die Entity (Tabellentyp), dem importierte Dateien standardmäßig als Anhänge zugeordnet werden. Beispiel: „Rechnungseingang“, „Aufträge“ oder „Mitarbeiter“. Die Regeln können diese Zuordnung pro Regel überschreiben. |
| Eingangskorb verwenden | Wenn aktiviert, landen Dateien, die keiner Regel entsprechen oder deren Matching keinen Treffer ergibt, im Eingangskorb. Dort können Benutzer im UserClient die Zuordnung manuell vornehmen. Ohne Eingangskorb werden nicht zuordenbare Dateien übersprungen. |
In unserem Beispiel: Wir aktivieren „Unterordner einbeziehen“ (der Scanner legt Tagesordner an) und „Eingangskorb verwenden“ (nicht erkannte Dokumente sollen nicht verloren gehen). Als Standard-Entität wählen wir „Rechnungseingang“. Das Scan-Intervall belassen wir bei 60 Sekunden.
Schritt 3: Verhalten nach Import festlegen
Bestimmen Sie, was mit einer Datei passiert, nachdem sie erfolgreich importiert wurde:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Keine Aktion | Die Datei bleibt im Quellordner liegen. UDM merkt sich anhand von Pfad und Änderungsdatum, dass sie bereits importiert wurde, und überspringt sie bei künftigen Scans. Geeignet, wenn der Quellordner gleichzeitig als Archiv dient. |
| Löschen | Die Originaldatei wird nach erfolgreichem Import unwiderruflich gelöscht. Die Datei ist zu diesem Zeitpunkt bereits sicher als UDM-Anhang in der Datenbank gespeichert. Ideal für temporäre Eingangsordner, die sauber bleiben sollen. |
| Verschieben (Archiv) | Die Datei wird in einen separaten Archiv-Ordner verschoben. Tragen Sie den vollständigen Zielpfad ein (z. B. \\server\scans\archiv). Die Ordnerstruktur wird dabei beibehalten. Empfohlen, wenn Sie das Original zusätzlich zur UDM-Datenbank aufbewahren möchten. |
| Umbenennen | Die Datei erhält ein Präfix _imported_ mit Zeitstempel (z. B. _imported_20260316_RE-2026-099.pdf) und bleibt im Quellordner. So erkennen Sie auf einen Blick, welche Dateien bereits verarbeitet wurden. |
In unserem Beispiel: Wir wählen „Verschieben“ und tragen als Zielpfad \\server\scans\archiv ein — so bleibt der Scanner-Eingang aufgeräumt, und bei Bedarf können Originale im Archiv nachgeschlagen werden.
Schritt 4: Import-Regeln erstellen
Import-Regeln bestimmen, welche Dateien importiert werden und wie sie zugeordnet werden. Ohne Regeln landen alle Dateien im Eingangskorb.
Wechseln Sie auf den Subdialog „Regeln“ und erstellen Sie eine neue Regel.
Datei-Filter
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Dateiname-Muster | Ein Wildcard-Muster, das auf den Dateinamen (ohne Endung) angewendet wird. Verwenden Sie * als Platzhalter für beliebig viele Zeichen und ? für genau ein Zeichen. Beispiele: RE-* erkennt alle Dateien, die mit „RE-“ beginnen. Scan_??? erkennt „Scan_001“, „Scan_A42“ usw. Lassen Sie das Feld leer, um alle Dateinamen zu akzeptieren. |
| Erweiterungs-Muster | Schränkt den Import auf bestimmte Dateitypen ein. Geben Sie eine oder mehrere Endungen an, getrennt durch Semikolon: .pdf;.tiff;.jpg. Nur Dateien mit einer der angegebenen Endungen werden von dieser Regel erfasst. Leer = alle Dateitypen. |
| Ordner-Muster | Filtert anhand des Unterordner-Namens (nur relevant, wenn „Unterordner einbeziehen“ aktiv ist). Beispiel: Eingang* erfasst nur Dateien in Unterordnern, deren Name mit „Eingang“ beginnt. Leer = alle Unterordner. |
| Filtermodus | Include: Nur Dateien, die allen Mustern dieser Regel entsprechen, werden importiert — alles andere wird ignoriert. Exclude: Dateien, die den Mustern entsprechen, werden vom Import ausgeschlossen. Nutzen Sie Exclude z. B. um Thumbs.db- oder .tmp-Dateien auszufiltern. |
Automatische Zuordnung (Matching)
Wenn eine Regel ein Matching definiert, versucht UDM, die Datei automatisch einem bestehenden Datensatz zuzuordnen:
| Matching-Modus | Beschreibung |
|---|---|
| Kein Matching | Die Datei wird importiert, aber nicht automatisch zugeordnet. Wenn „Eingangskorb verwenden“ aktiv ist, landet sie dort zur manuellen Zuordnung. Sinnvoll, wenn kein zuverlässiges Namensmuster existiert. |
| Festes Ziel | Alle Dateien, die diese Regel matchen, werden immer demselben Datensatz zugeordnet. Wählen Sie dazu die Ziel-Entity und den konkreten Datensatz aus. Beispiel: Alle Dateien im Ordner Vertraege\Standard sollen an den Datensatz „Rahmenvertrag 2026“ gehängt werden. |
| Dateiname | UDM extrahiert einen Schlüssel aus dem Dateinamen und sucht ihn in einem konfigurierten Feld der Ziel-Entity. Beispiel: Die Datei RE-2026-099_Scan.pdf enthält die Rechnungsnummer „RE-2026-099“. UDM sucht diesen Wert im Feld „Rechnungsnummer“ und ordnet die Datei dem passenden Datensatz zu. |
| Ordnername | Der Name des Unterordners, in dem die Datei liegt, dient als Zuordnungsschlüssel. Beispiel: Liegt die Datei unter Kunden\K-40210\Vertrag.pdf, wird „K-40210“ als Kundennummer im Zielfeld gesucht. Ideal, wenn externe Systeme Dateien in benannte Ordner ablegen. |
| Voller Pfad | Der gesamte relative Pfad ab dem Überwachungsordner wird als Schlüssel verwendet. Beispiel: Projekte\P-2026-005\Bericht.pdf → UDM sucht „Projekte\P-2026-005\Bericht.pdf“ im Zielfeld. Selten verwendet, aber nützlich wenn die Ordnerstruktur selbst die Zuordnung kodiert. |
In unserem Beispiel: Wir erstellen eine Regel mit Dateiname-Muster RE-*, Erweiterungs-Muster .pdf und Matching-Modus „Dateiname“. UDM extrahiert die Rechnungsnummer aus dem Dateinamen und sucht sie im Feld „Rechnungsnummer“ der Ziel-Entity. Findet UDM keinen passenden Datensatz, landet die Datei im Eingangskorb.
RE-(\d{4}-\d{3}) extrahiert „2026-099“ aus „RE-2026-099_Scan.pdf“.
Schritt 5: Upload-Bereiche am Ansichtselement zuordnen
Damit Benutzer den Eingangskorb und die Verarbeitungsübersicht sehen können, muss die Import-Quelle einem Ansichtselement zugeordnet werden.
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Ansichtselement öffnen
Öffnen Sie das gewünschte Ansichtselement im Admin-Client (z. B. das Rechnungs-Grid).
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Einstellungen → Upload-Bereiche
Wechseln Sie in den Subdialog „Upload-Bereiche“ unter den Einstellungen.
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Quelle hinzufügen
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die gewünschte Import-Quelle aus und klicken Sie „Hinzufügen“.
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Speichern
Speichern Sie das Ansichtselement. Die Zuordnung ist sofort aktiv.
So funktioniert es für Endbenutzer
Nach der Konfiguration sehen berechtigte Benutzer im UserClient einen Upload-Bereich am Ansichtselement. Dieser wird über den Toolbar-Button „Uploads“ geöffnet und zeigt alle importierten Dateien der zugeordneten Quellen.
Status-Filter
Im oberen Bereich des Upload-Panels filtern Sie die Einträge nach Verarbeitungsstatus:
| Status-Filter | Zeigt |
|---|---|
| Alle | Gesamtansicht aller Einträge |
| Eingang | Nicht zugeordnete Dokumente — hier besteht Handlungsbedarf |
| Zugeordnet | Erfolgreich importierte und zugeordnete Dokumente |
| Fehler | Fehlgeschlagene Imports mit Fehlerdetails |
| Ignoriert | Dateien, die durch Regeln ausgeschlossen wurden |
Bei mehreren Import-Quellen erscheint zusätzlich eine Quell-Filterleiste, mit der Sie zwischen den einzelnen Quellen wechseln können. Die Anzahl unbearbeiteter Eingangs-Dateien wird als Badge an jeder Quelle angezeigt.
Aktionen pro Datei
Jede Datei im Upload-Panel verfügt über ein Aktionsmenü (⋮-Symbol), das folgende Funktionen bietet:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Vorschau | Zeigt eine Vorschau der Datei direkt im Browser an. Verfügbar für Bilder (JPG, PNG, GIF etc.) und PDF-Dokumente. Die Vorschau öffnet sich als Überlagerung und kann per Klick auf „X“ oder außerhalb des Vorschaubereichs geschlossen werden. |
| Herunterladen | Lädt die Originaldatei auf Ihren Computer herunter. Der Download startet sofort mit dem ursprünglichen Dateinamen und Dateityp. |
| Zuordnen | Ordnet eine Eingangs-Datei dem aktuell im Grid markierten Datensatz zu. Diese Aktion ist nur bei Dateien im Status „Eingang“ sichtbar und nur aktiv, wenn ein Datensatz im Ansichtselement ausgewählt ist. |
Manuelle Zuordnung im Eingang
Dateien im Eingangskorb können Sie direkt einem Datensatz zuordnen:
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Ziel-Datensatz markieren
Wählen Sie im Ansichtselement (Grid oder Liste) den Datensatz aus, dem die Datei zugeordnet werden soll.
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Zuordnen wählen
Öffnen Sie das Aktionsmenü (⋮) der gewünschten Eingangs-Datei und klicken Sie auf „Zuordnen“.
-
Ergebnis prüfen
Die Datei wird als Anhang des Datensatzes gespeichert und wechselt vom Status „Eingang“ zu „Zugeordnet“. Die Liste aktualisiert sich automatisch.
Kein Suchdialog, keine ComboBox — Sie arbeiten direkt im Datenkontext.
| Status | Dateiname | Quelle | Eingang | Aktion |
|---|---|---|---|---|
| Eingang | Scan_001.pdf | Scanner Büro EG | 16.04.2026 09:12 | Zuordnen |
| Zugeordnet | RE-2026-099_Scan.pdf | Scanner Büro EG | 16.04.2026 09:08 | Vorschau |
| Fehler | kaputt.pdf | Scanner Büro EG | 16.04.2026 08:55 | Details |
Zugeordnete Dateien eines Datensatzes anzeigen
Über den Toolbar-Button „Zugeordnete anzeigen“ im Upload-Panel können Sie sich alle Dateien anzeigen lassen, die dem aktuell markierten Datensatz zugeordnet sind. Der Modus wechselt zwischen der normalen Ansicht (nach Status gefiltert) und der datensatzbezogenen Ansicht. Wählen Sie einen anderen Datensatz im Grid, aktualisiert sich die Anzeige automatisch.
Berechtigungen
Die Sichtbarkeit des Upload-Bereichs wird über ein Zwei-Schichten-Modell gesteuert:
| Schicht | Steuerung | Wirkung |
|---|---|---|
| 1. Ansichtselement | Element-Berechtigung | Vollzugriff/Schreibzugriff = Upload-Bereich sichtbar. Nur Lesezugriff = nicht sichtbar. |
| 2. Import-Quelle | FolderWatch-Berechtigung (Opt-out) | Standardmäßig sieht ein berechtigter Benutzer alle Quellen. Per „Kein Zugriff“ auf eine Quelle kann diese ausgeblendet werden. |
Vorschau und Protokoll
Ordner-Vorschau
Bevor Sie die Import-Quelle aktivieren, können Sie mit der Toolbar-Aktion „Vorschau“ prüfen, welche Dateien UDM im konfigurierten Ordner findet und wie die aktuellen Regeln darauf angewendet werden. Die Vorschau zeigt:
- Ob der Ordnerpfad erreichbar ist (und ggf. eine Fehlermeldung)
- Anzahl gefundener Dateien und wie viele davon durch Regeln ein- oder ausgeschlossen werden
- Eine Dateiliste mit Name, Größe und dem Ergebnis der Regel-Auswertung pro Datei
So können Sie Regeln iterativ verfeinern, ohne den Import tatsächlich auszulösen.
Protokoll
Im Subdialog „Protokoll“ sehen Sie alle tatsächlich verarbeiteten Dateien mit Status, Zeitstempel und ggf. Fehlermeldung. Nutzen Sie das Protokoll, um:
- Fehlgeschlagene Imports zu diagnostizieren (z. B. Berechtigungsprobleme, zu große Dateien)
- Die Zuordnungsquote zu prüfen — wie viele Dateien automatisch zugeordnet vs. in den Eingangskorb geleitet wurden
- Den letzten erfolgreichen Scan-Zeitpunkt zu kontrollieren
Über den Button „Leeren“ können Sie das gesamte Protokoll löschen, z. B. nach einer Testphase.
Häufige Fragen
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Werden Dateien doppelt importiert? | Nein. UDM erkennt bereits importierte Dateien anhand von Pfad und Änderungsdatum und überspringt sie. |
| Was passiert, wenn der Ordner nicht erreichbar ist? | UDM protokolliert den Fehler in der Import-Quelle (Feld „Letzter Fehler“) und versucht es beim nächsten Scan erneut. |
| Kann eine Import-Quelle an mehrere Ansichtselemente gehängt werden? | Ja. Dieselbe Quelle kann in verschiedenen Ansichtselementen sichtbar sein — z. B. im Rechnungs-Grid und im Auftrags-Grid. |
| Was passiert mit Dateien, die keiner Regel entsprechen? | Wenn „Eingangskorb verwenden“ aktiv ist, landen sie dort. Andernfalls werden sie übersprungen. |
| Kann ich den Import deaktivieren, ohne die Konfiguration zu löschen? | Ja. Setzen Sie „Aktiv“ auf „Nein“. Die gesamte Konfiguration bleibt erhalten. |
| Sind gelöschte Quelldateien verloren? | Nein. Die Dateien werden als UDM-Anhänge in der Datenbank gesichert. Die Quelldatei ist nach dem Import redundant. |