Mit der Job-Aktion „Bericht erstellen“ (CreateReport) können PDF-Berichte automatisch erzeugt und als Anhänge an Datensätze gespeichert werden. Die Aktion nutzt eine vorhandene Berichtsvorlage, befüllt sie mit den Daten des jeweiligen Datensatzes und legt das Ergebnis als PDF-Datei im Anhänge-Panel ab.

Die Aktion kann manuell per Button-Klick durch den Anwender oder automatisch über einen DataChange-Trigger bei Datenänderungen ausgelöst werden.

2. Berichtsvorlage

Es muss bereits eine Berichtsvorlage im Berichts-Designer erstellt sein, die Daten aus der gewünschten Datenquelle anzeigt. Die Vorlage wird zur Laufzeit mit den Feldern des aktuellen Datensatzes befüllt und als PDF exportiert.

3. Datenobjekt mit Anhängen

Der Dialog, an dem der Bericht als Anhang gespeichert werden soll, muss Anhänge unterstützen. Das Attachment-Panel muss im Dialog aktiviert sein. Ohne aktivierte Anhänge kann die Aktion den Bericht nicht speichern.

4. Weitere Voraussetzungen

• Admin-Berechtigung — Sie benötigen Zugriff auf die Job-Verwaltung im Admin-Bereich.
• Entity-Zuordnung — Die Entity des Jobs muss mit der Entity des Ziel-Dialogs übereinstimmen.

A. Berichtsvorlage konfigurieren

Falls noch keine Berichtsvorlage existiert, erstellen Sie zunächst eine neue Vorlage im Berichts-Designer:

1. Berichts-Designer öffnen

   Navigieren Sie im Admin-Bereich zu Verwaltung → Berichtsvorlagen. Erstellen Sie eine neue Vorlage oder wählen Sie eine bestehende aus.

2. Datenquelle zuweisen

   Wählen Sie die Hauptdatenquelle, die die Felder für den Bericht liefert. Die Datenquelle muss zur Entity passen, an deren Datensätze der Bericht später angehängt wird.

3. Layout gestalten und testen

   Gestalten Sie das Berichtslayout mit den gewünschten Feldern, Tabellen und Formatierungen. Testen Sie die Vorschau mit realen Daten, um sicherzustellen, dass der Bericht korrekt ausgegeben wird.

B. Aktion einrichten (Job anlegen)

1. Job-Verwaltung öffnen

   Navigieren Sie im Admin-Bereich zu Verwaltung → Jobs. Hier werden alle konfigurierten Aktionen und Hintergrundjobs angezeigt.

2. Neuen Job anlegen

   Klicken Sie auf „Neu“, um einen neuen Job zu erstellen. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen (z. B. „Protokoll-PDF erzeugen“).

3. Entity zuweisen

   Wählen Sie im Feld Entity die Datenquelle aus, an deren Datensätze der Bericht angehängt werden soll (z. B. „Vorgang“, „Auftrag“).

   Tipp Die Entity bestimmt, an welchem Datensatz-Typ der PDF-Anhang später erscheint. Wählen Sie die Entity, auf deren Detailseite der Anwender den Anhang sehen soll.
4. Aktion auf „Bericht erstellen“ setzen

   Wechseln Sie zum Tab „Aktion“ und wählen Sie im Dropdown Aktion den Wert:

   Bericht erstellen (CreateReport)

   Es erscheint der Konfigurationsbereich mit den folgenden Feldern.

5. Berichtsvorlage wählen Pflichtfeld

   Wählen Sie im Lookup „Berichtsvorlage“ die gewünschte Vorlage aus. Diese Vorlage wird zur Laufzeit mit den Daten des aktuellen Datensatzes befüllt und als PDF exportiert.

6. Attachment-Kontext festlegen Optional

   Geben Sie im Feld „Attachment-Kontext“ einen Gruppierungsnamen für den Anhang ein (z. B. Protokoll, Rechnung, Prüfbericht). Standard: GeneratedReport.

   Über diesen Kontext können verschiedene Anhang-Typen am selben Datensatz unterschieden werden. Mehrere Jobs können denselben oder unterschiedliche Kontexte verwenden.

7. Job speichern

   Speichern Sie den Job. Die Aktion ist nun konfiguriert und kann verwendet werden.

Der erzeugte Bericht wird als Entity-Attachment am Datensatz gespeichert und erscheint im Anhänge-Panel des Dialogs. Der Dateiname kann über zwei Mechanismen gesteuert werden:

Priorität der Dateiname-Ermittlung

Manuelle Auslösung (Button-Klick)

Damit die Aktion im Anwenderdialog als Button erscheint, muss der Job dem entsprechenden Dialog zugewiesen werden:

1. Öffnen Sie den gewünschten Dialog im Dialog-Designer.
2. Navigieren Sie zum Bereich Aktionen / Jobs.
3. Fügen Sie den soeben erstellten Job hinzu.
4. Der Anwender sieht nun einen Aktions-Button in der Toolbar des Dialogs.

Bei Klick auf den Button wird der Bericht erzeugt und als PDF-Anhang am aktuellen Datensatz gespeichert. Nach der Ausführung erscheint eine Bestätigungsmeldung.

Automatische Auslösung (DataChange-Trigger)

Optional kann der Job auch automatisch bei Datenänderungen ausgelöst werden. So richten Sie einen DataChange-Trigger ein:

1. Datenänderungs-Tab öffnen

   Wechseln Sie im Job zum Tab „Datenänderung“.

2. DataChange-Trigger hinzufügen

   Fügen Sie einen neuen DataChange-Trigger hinzu. Definieren Sie die Trigger-Entity und den Auslöser (z. B. „bei Änderung“, „bei Feldänderung von Status“).

3. Auslösebedingung definieren (optional) Neu

   Optional können Sie eine Auslösebedingung definieren. Der Job wird dann nur ausgelöst, wenn der geänderte Datensatz die Filterbedingung erfüllt.

   Unterhalb der Feldüberwachung erscheint der Bereich „Auslösebedingung (optional)“ mit dem FilterControl. Definieren Sie die gewünschte Bedingung (z. B. Status = Abgeschlossen).

4. Speichern

   Bei jeder passenden Datenänderung wird der Bericht automatisch im Hintergrund erzeugt und angehängt.

Sobald eine Berichtsvorlage ausgewählt ist, erscheint im Job der Bereich „Report-Konfiguration“. Hier können Sie Filter und Parameter für die Berichtserzeugung konfigurieren.

Report-Parameter

Wenn die Berichtsvorlage Parameter definiert (z. B. Stichtag, Mandant), erscheinen diese automatisch in der Konfiguration. Pro Parameter legen Sie die Wertquelle fest:

Datenquellen-Filter

Für die Hauptdatenquelle und jede Zusatz-Datenquelle des Berichts kann ein eigener Filter konfiguriert werden. Auch Filter-Bedingungen unterstützen die Wertquellen „Fester Wert“ und „DataItem-Feld“.

Datenquellen-Parameter

Wenn eine Datenquelle eigene Parameter definiert (z. B. bereich_id), erscheinen diese ebenfalls in der Konfiguration. Die Wertquelle (Fester Wert / DataItem-Feld) kann pro Parameter individuell gewählt werden.

Beispiel 1: Protokoll-PDF bei Abschluss

Ergebnis: Sobald ein Vorgang auf „Abgeschlossen“ gesetzt wird, wird automatisch ein Protokoll-PDF erzeugt und als Anhang am Vorgang gespeichert. Dateiname: Protokoll_V-2026-042_Abgeschlossen_2026-03-13_143022.pdf

Beispiel 2: Prüfbericht per Knopfdruck

Ergebnis: Der Anwender öffnet eine Anlage, klickt auf den Aktions-Button „Prüfbericht erstellen“ und erhält das PDF sofort als Anhang. Dateiname: Pruefbericht_2026-03-13_143022.pdf

Beispiel 3: Bericht mit dynamischem Filter

Ergebnis: Der Bericht wird mit den Daten des aktuellen Kunden und dessen Aufträgen befüllt. Der Stichtag-Parameter wird mit dem konfigurierten festen Wert übergeben.

Standardmäßig erzeugt die Aktion ein PDF mit allen Datensätzen der Hauptdatenquelle und hängt es an den auslösenden Datensatz an. Mit dem Per-Record-Modus wird stattdessen für jeden Datensatz ein eigenes PDF erzeugt und direkt am jeweiligen Datensatz gespeichert.

Einrichtung

1. Per-Record-Modus aktivieren

   Setzen Sie im Bereich „Bericht erstellen“ den Haken bei „Pro Datensatz erstellen“.

2. ZIP-Gesamtpaket (optional)

   Aktivieren Sie „ZIP-Gesamtpaket erstellen“, um alle Einzel-PDFs zusätzlich als ZIP-Archiv am Eltern-Datensatz zu speichern. Das ZIP kann heruntergeladen und z. B. per E-Mail verschickt werden.

3. Dateiname-Template anpassen

   Im Per-Record-Modus wird das Dateiname-Template pro Datensatz aufgelöst. Verwenden Sie Platzhalter wie {Nachname}_{Vorname}, um aussagekräftige Dateinamen zu erhalten.

Beispiel: Fahrer-Zertifikate pro Datensatz

Ergebnis: Jeder Fahrer-Datensatz erhält sein eigenes PDF-Attachment (z. B. Zertifikat_Mueller_Hans_2026-04-13_143022.pdf). Zusätzlich wird ein ZIP-Archiv mit allen 50 PDFs am Subunternehmer-Datensatz gespeichert.

In welchem Format wird der Bericht gespeichert?

Immer als PDF-Datei. Die Berichtsvorlage im DevExpress-Format wird intern zur Erzeugung verwendet. Der Anhang selbst ist ein Standard-PDF, das in jedem PDF-Viewer geöffnet werden kann.

Kann ich den Bericht auch ohne Trigger manuell auslösen?

Ja. Weisen Sie den Job einem Dialog zu. Der Anwender sieht dann einen Aktions-Button in der Toolbar und kann den Bericht per Klick erzeugen.

Was passiert, wenn die Berichtsvorlage geändert wird?

Bereits erzeugte PDF-Anhänge bleiben unverändert. Neue Ausführungen verwenden die aktualisierte Vorlage. So entsteht ein nachvollziehbares Archiv.

Kann ich mehrere Berichte an denselben Datensatz anhängen?

Ja. Jede Ausführung erzeugt einen neuen Anhang. Über den Attachment-Kontext können Sie verschiedene Berichtstypen gruppieren.

Wie funktionieren die Platzhalter im Dateiname-Template?

Verwenden Sie {Feldname}, um den Wert eines Felds einzusetzen. Mit {Feldname:Format} können Sie zusätzlich ein Format angeben, z. B. {Datum:yyyy-MM-dd} für Datumsformatierung. Feldnamen sind nicht case-sensitiv. Nicht vorhandene Felder werden leer ersetzt.

Wann wird der DataChange-Trigger NICHT ausgelöst?

Der Trigger wird nicht ausgelöst, wenn:

• Die geänderte Entity nicht der konfigurierten Trigger-Entity entspricht
• Der Auslöser-Typ nicht passt (z. B. „bei Feldänderung“, aber ein anderes Feld wurde geändert)
• Eine Auslösebedingung konfiguriert ist und der Datensatz die Bedingung nach der Änderung nicht erfüllt

Was ist der Unterschied zwischen Hauptdatenquelle und Zusatz-Datenquelle?

Die Hauptdatenquelle ist die primäre Datenquelle der Berichtsvorlage. Zusatz-Datenquellen (AdditionalData) liefern ergänzende Daten (z. B. Positionen zu einem Auftrag). Beide können eigene Filter und Parameter erhalten.

Was bedeutet „Wertquelle: DataItem-Feld“?

Wenn Sie als Wertquelle „DataItem-Feld“ wählen, wird der Wert zur Laufzeit dynamisch aus dem auslösenden Datensatz gelesen. So kann z. B. die Kundennummer des aktuellen Vorgangs automatisch als Filterwert verwendet werden, ohne dass ein fester Wert hinterlegt werden muss.

Brauche ich die erweiterte Filter-/Parameter-Konfiguration?

Nein. Für einfache Berichte, die nur den aktuellen Datensatz darstellen, reichen Berichtsvorlage und Attachment-Kontext. Die erweiterte Konfiguration ist nur nötig, wenn der Bericht zusätzliche Filterung oder Parameter-Werte benötigt.

Was ist der Unterschied zwischen Standardmodus und Per-Record-Modus?

Im Standardmodus entsteht ein PDF mit allen Datensätzen, das am auslösenden Datensatz gespeichert wird. Im Per-Record-Modus wird für jeden Datensatz der Hauptdatenquelle ein eigenes PDF erzeugt und am jeweiligen Datensatz als Anhang gespeichert.

Wie funktioniert das ZIP-Gesamtpaket?

Wenn „ZIP-Gesamtpaket“ aktiviert ist, werden alle erzeugten Einzel-PDFs zusätzlich in ein ZIP-Archiv gepackt und am Eltern-Datensatz (dem auslösenden Datensatz) als Anhang gespeichert. Das ZIP kann heruntergeladen und z. B. per E-Mail verschickt werden.