UDM — 8.1 Benutzerverwaltung — Benutzer anlegen und verwalten

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Überblick

Benutzer werden im Admin-Client angelegt und verwaltet. Jeder Benutzer verfügt über:

Login-Daten — Benutzername und Passwort für die Anmeldung an UDM
Profil-Informationen — E-Mail-Adresse, Gültigkeitszeitraum
Positionen — Zuordnungen zu Unternehmensbereichen und Rollen
Berechtigungen — Zugriffsrechte auf Apps, Dialoge, Ansichtselemente, Datenquellen und weitere Objekte

Unser Beispiel für diese Anleitung

Neuen Mitarbeiter im CRM-System anlegen

Sie möchten den Benutzer Max Mustermann anlegen, ihm die Rolle „CRM-Bearbeiter“ zuweisen und ein initiales Passwort vergeben, damit er sich erstmalig anmelden kann.

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Schritt 1: Benutzer anlegen

Navigieren Sie im Admin-Client zum Bereich „Benutzer“. Sie sehen die Liste aller vorhandenen Benutzer mit Name, Gültigkeitszeitraum und Erstellungsdatum.

Button „Neu“ klicken
Es öffnet sich der Dialog „Neuer Benutzer“.
Benutzername und E-Mail eingeben
Geben Sie den Benutzernamen (z. B. mmustermann) und die E-Mail-Adresse ein. Der Benutzername dient als Login-Kennung und muss eindeutig sein.
Speichern
Nach dem Speichern wird automatisch ein initiales Passwort generiert und angezeigt. Kopieren Sie dieses Passwort sofort — es kann später nicht erneut angezeigt werden.

Achtung: Passwort sichern! Das initiale Passwort wird nur einmalig angezeigt. Kopieren Sie es und geben Sie es dem Benutzer weiter. Bei der ersten Anmeldung muss der Benutzer ein eigenes Passwort vergeben.

AdminClient → Benutzer → Liste

Benutzername	E-Mail	Rolle	Gültig bis	Status
mmustermann	max.mustermann@firma.de	CRM-Bearbeiter	unbegrenzt	aktiv
a.schmidt	a.schmidt@firma.de	Abteilungsleiter	unbegrenzt	aktiv
k.huber	k.huber@firma.de	Praktikant	30.06.2026	befristet
t.alt	t.alt@firma.de	Buchhaltung	31.12.2025	abgelaufen

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Schritt 2: Profil ausfüllen

Nach dem Anlegen öffnet sich die Benutzer-Detailseite. Hier können Sie das Profil vervollständigen:

Eigenschaft	Beschreibung
Benutzername Pflicht	Eindeutiger Login-Name des Benutzers (z. B. `mmustermann`)
E-Mail Optional	E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen und Passwort-Rücksetzung
Gültig ab Optional	Ab wann der Benutzer sich anmelden darf. Leer = sofort gültig.
Gültig bis Optional	Bis wann der Benutzer sich anmelden darf. Leer = unbegrenzt gültig.
Passwort ändern	Wenn aktiviert, muss der Benutzer bei der nächsten Anmeldung sein Passwort ändern.

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Schritt 3: Position und Rolle zuweisen

Auf der Unterseite „Positionen“ ordnen Sie den Benutzer einem oder mehreren Unternehmensbereichen und Rollen zu. Jede Position definiert die Zugehörigkeit zu einem Bereich (z. B. Vertrieb, Buchhaltung) und einer Rolle (z. B. CRM-Bearbeiter, Abteilungsleiter).

Unterseite „Positionen“ öffnen
Wechseln Sie in der Benutzer-Detailseite auf die Unterseite „Positionen — Zuordnungen des Benutzers zu Bereichen und Rollen“.
Neue Position hinzufügen
Wählen Sie den Unternehmensbereich und die Rolle aus. Optional können Sie einen Gültigkeitszeitraum festlegen.

In unserem Beispiel: Max Mustermann wird dem Bereich „Vertrieb“ mit der Rolle „CRM-Bearbeiter“ zugeordnet.

AdminClient → Benutzer → Positionen

Position hinzufügen

Bereich

Vertrieb

Rolle

CRM-Bearbeiter

Gültig ab

01.05.2026

Gültig bis

unbegrenzt

Hauptposition

aktiv

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Schritt 4: Berechtigungen prüfen

Auf der Unterseite „Berechtigungen“ sehen Sie alle Zugriffsrechte des Benutzers. Die Berechtigungen werden aus den zugewiesenen Positionen und Rollen vererbt. Sie können zusätzlich individuelle Berechtigungen vergeben.

Die Berechtigungstabelle zeigt für jedes Objekt (App, Dialog, Ansichtselement, Datenquelle, Entität) folgende Rechte:

Berechtigung	Bedeutung
Vererbung	Recht wird von der übergeordneten Ebene übernommen
Vollzugriff	Uneingeschränkter Zugriff auf das Objekt
Kein Zugriff	Zugriff explizit verweigert
Lesen / Schreiben	Lesender bzw. schreibender Zugriff auf Daten
Neu / Löschen	Neue Datensätze anlegen bzw. bestehende löschen
Menü-Anzeige	Objekt wird im Menü des Benutzers angezeigt
Nachrichten / Berichte	Zugriff auf Nachrichten bzw. Berichte des Objekts
Admin	Administrationsrechte für das Objekt

Positions-Filter Über die Auswahlliste oben können Sie die Berechtigungen für eine bestimmte Position filtern. So sehen Sie gezielt, welche Rechte der Benutzer in einer bestimmten Rolle hat.

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Schritt 5: Passwort und Login konfigurieren

In der Benutzer-Detailseite können Sie jederzeit ein neues Passwort vergeben:

Button „Neues Passwort“ klicken
Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage. Ein neues temporäres Passwort wird generiert.
Passwort kopieren und weitergeben
Wie beim Erstellen wird das Passwort nur einmalig angezeigt. Der Benutzer muss sich damit anmelden und ein eigenes Passwort vergeben.

Tipp: Passwortrichtlinien UDM erzwingt bei der Passwortvergabe durch den Benutzer automatisch Sicherheitsanforderungen. Das vom System generierte Initialpasswort ist ein Einmal-Passwort — es muss bei der ersten Anmeldung geändert werden.

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Benutzer aktivieren und deaktivieren

Statt einen Benutzer zu löschen, können Sie ihn über den Gültigkeitszeitraum deaktivieren:

Methode	Vorgehensweise
Zeitlich begrenzen	Setzen Sie das Feld „Gültig bis“ auf ein Datum in der Vergangenheit oder auf das gewünschte Enddatum.
Sofort deaktivieren	Setzen Sie „Gültig bis“ auf das heutige Datum. Der Benutzer kann sich ab sofort nicht mehr anmelden.
Reaktivieren	Entfernen Sie das Datum in „Gültig bis“ oder setzen Sie es auf ein zukünftiges Datum.

Achtung: Deaktivieren statt Löschen Das Löschen eines Benutzers entfernt dauerhaft alle Zuordnungen, Positionen und Berechtigungen. In den meisten Fällen ist es besser, den Benutzer über den Gültigkeitszeitraum zu deaktivieren. So bleiben alle Konfigurationen erhalten und der Benutzer kann bei Bedarf reaktiviert werden.

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Ergebnis unseres Beispiels

Nach Abschluss aller Schritte haben wir:

Den Benutzer „Max Mustermann“ mit dem Login mmustermann angelegt
Ein initiales Passwort generiert und an den Mitarbeiter weitergegeben
Die Position „Vertrieb / CRM-Bearbeiter“ zugewiesen
Die daraus resultierenden Berechtigungen geprüft — Max kann nun auf die CRM-App zugreifen

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Häufige Fragen

Frage	Antwort
Kann ein Benutzer mehrere Positionen haben?	Ja. Ein Benutzer kann beliebig viele Positionen in unterschiedlichen Bereichen und Rollen besitzen. Die Berechtigungen aller Positionen werden kombiniert.
Was passiert, wenn ich das Passwort vergessen habe weiterzugeben?	Vergeben Sie über „Neues Passwort“ ein neues Einmal-Passwort. Das alte Passwort wird dadurch ungültig.
Kann ich Berechtigungen direkt am Benutzer vergeben?	Ja. Neben den vererbten Rechten aus Positionen können Sie auf der Unterseite „Berechtigungen“ individuelle Rechte für UDM-Systemobjekte und benutzerdefinierte Systemobjekte hinzufügen.
Wie kann ich sehen, auf welche Apps ein Benutzer Zugriff hat?	Auf der Unterseite „Berechtigungen“ sehen Sie alle Objekte mit ihren Zugriffsrechten. Über den Button „Gehe zu Objekt“ können Sie direkt zum jeweiligen Objekt navigieren.
Kann ich einen gelöschten Benutzer wiederherstellen?	Nein. Ein gelöschter Benutzer ist dauerhaft entfernt. Nutzen Sie stattdessen die Deaktivierung über den Gültigkeitszeitraum.
Was ist der Unterschied zwischen „Lesen“ und „Schreiben“?	„Lesen“ erlaubt nur das Anzeigen von Daten. „Schreiben“ erlaubt zusätzlich das Bearbeiten bestehender Datensätze. Für das Erstellen und Löschen von Datensätzen gibt es separate Rechte.