UDM — 5.5 Aktionen — Schaltflächen und Funktionen definieren

Überblick

Aktionen sind konfigurierbare Schaltflächen und Funktionen, die im Dialog oder Grid erscheinen. Sie steuern, was der Anwender mit einem Datensatz tun kann — beispielsweise:

Daten speichern oder löschen
Zu einem anderen Dialog oder einer anderen Seite navigieren
Daten exportieren oder drucken
Custom-Code ausführen (z. B. Status ändern, E-Mail versenden)
Einen Subdialog oder ein Popup öffnen

Aktionen werden im Admin-Client konfiguriert und erscheinen automatisch in der Toolbar des jeweiligen Dialogs oder Grids. Der Anwender sieht nur die Aktionen, für die er berechtigt ist und die aktuell verfügbar sind.

Unser Beispiel für diese Anleitung

Status-Wechsel per Button — Aktion „Freigeben“

Wir erstellen eine Aktion „Freigeben“, die den Status eines Vorgangs von „Entwurf“ auf „Freigegeben“ setzt. Die Aktion soll nur sichtbar sein, wenn der aktuelle Status „Entwurf“ ist, und sie soll ein eigenes Icon erhalten.

Schritt 1: Aktion anlegen

Job-Verwaltung öffnen
Navigieren Sie im Admin-Client zum Bereich „Jobs / Aktionen“. Hier werden alle konfigurierbaren Aktionen verwaltet. Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um eine neue Aktion anzulegen.
Grunddaten eingeben
Vergeben Sie einen Namen (z. B. Freigeben) und optional eine Beschreibung.
Art und Kontext festlegen
Wählen Sie die Art des Jobs (z. B. Interaktiv für benutzergestützte Aktionen) und den Kontext, in dem die Aktion erscheinen soll:
- Dialog — Aktion erscheint in der Toolbar eines Bearbeitungsdialogs
- Ansichtselement — Aktion erscheint in der Toolbar eines Grids oder einer Listenansicht
- App — Aktion auf App-Ebene
- Objekt / Datenquelle — Aktion auf Objekt- oder Datenquellenebene
Je nach gewähltem Kontext wählen Sie anschließend das konkrete Zielelement aus (z. B. welcher Dialog oder welches Ansichtselement).

Job-Verwaltung öffnen — Job-Verwaltung im Admin-Client

Grunddaten einer Aktion — Grunddaten einer neuen Aktion

Schritt 2: Aktionstyp wählen

Wechseln Sie zum Tab „Aktion“ des Jobs. Hier legen Sie fest, was beim Klick auf den Button passiert. Wählen Sie den passenden Typ aus der Auswahlliste „Aktion“. Je nach gewähltem Typ erscheinen darunter zusätzliche Parameter.

In unserem Beispiel: Für die Aktion „Freigeben“ wählen wir den Typ „ExecuteCode“, da wir eine individuelle Geschäftslogik ausführen möchten (Statusfeld ändern und speichern).

Übersicht der Aktionstypen

Typ	Beschreibung	Typischer Einsatz
OpenDialog	Öffnet einen anderen Dialog oder ein Popup	Detail-Ansicht, Auswahldialoge, Navigation
ExecuteCode	Führt individuellen Code aus (DynamicCode / serverseitige Logik)	Statusänderungen, Berechnungen, Workflows
WriteData	Schreibt Daten direkt (ohne Code)	Feldwerte setzen, Statusübergänge
CopyData	Kopiert Daten gemäß einer Mapping-Konfiguration	Datensätze duplizieren, Datenübernahme
CreateReport	Erzeugt einen Bericht als PDF-Attachment	Protokolle, Berichte, Dokumente generieren
ShowReportPreview	Zeigt eine Berichtsvorschau an	Berichte ansehen vor dem Erzeugen
SendMessage	Sendet eine Nachricht über eine Nachrichtenvorlage	E-Mails, Benachrichtigungen
CreateTask	Erstellt eine Aufgabe	Aufgaben-Workflows
CreateApproval	Erstellt eine Genehmigungsanfrage	Freigabe-Workflows

Standard-Aktionen vs. konfigurierbare Aktionen Neben den hier konfigurierbaren Aktionen gibt es eingebaute Standard-Aktionen wie Speichern, Löschen, Schließen oder Neu anlegen. Diese werden vom System automatisch bereitgestellt und müssen nicht als Job angelegt werden.

Dialog-Toolbar mit Standard- und konfigurierten Aktionen

Schritt 3: Darstellung konfigurieren

Wechseln Sie zum Tab „Darstellung“. Hier legen Sie fest, wie die Aktion in der Toolbar erscheint. Die Einstellungen sind in zwei Spalten aufgeteilt:

Standard — die normale Darstellung der Aktion
Bei Bedingung — alternative Darstellung, wenn eine definierte Bedingung erfüllt ist

Titel und Tooltip festlegen
Tragen Sie im Abschnitt „Standard“ einen Titel ein (z. B. Freigeben) — dieser erscheint als Button-Text. Optional können Sie einen Tooltip hinterlegen, der beim Überfahren mit der Maus erscheint.
Symbol auswählen
Tragen Sie im Feld „Symbol“ den Namen eines Font-Awesome-Icons ein (z. B. fa-check für ein Häkchen).
Sichtbarkeit und Aktivierung
Mit den Checkboxen Sichtbar und Aktiv steuern Sie, ob die Aktion angezeigt und klickbar ist. Über eine Bedingung (Formelfeld oben) können Sie die Darstellung dynamisch steuern.

Tipp: Bedingte Darstellung Nutzen Sie die Spalte „Bei Bedingung“, um die Aktion je nach Datenzustand anders darzustellen — z. B. mit anderem Icon oder Titel, wenn ein bestimmter Status vorliegt.

Aktions-Konfiguration: Darstellung „Freigeben“

Aktions-Typ

ExecuteCode

Titel

Freigeben

Symbol

fa-check

Tooltip

Vorgang freigeben (Alt+F)

Bedingung

Status == "Entwurf"

Sichtbar

Nur bei erfüllter Bedingung

Schritt 4: Weitere Einstellungen

Je nach Aktionstyp stehen weitere Tabs zur Verfügung:

Zeitplan — bei zeitgesteuerten Jobs (Cron-Ausdruck, Intervall)
Daten kopieren — bei CopyData-Aktionen (Mapping-Konfiguration)
Report-Konfiguration — bei CreateReport/ShowReportPreview (Berichtsvorlage, Parameter)
Berechtigungen — welche Rollen die Aktion sehen und ausführen dürfen
Ausführungsbedingung — zusätzliche Logik, die vor der Ausführung geprüft wird

In unserem Beispiel: Die Aktion „Freigeben“ wird dem Kontext „Dialog“ zugeordnet und mit dem Bearbeitungsdialog des Vorgangs verknüpft. So erscheint sie in der Toolbar, wenn der Anwender einen Vorgang öffnet.

Schritt 5: Berechtigungen und Sichtbarkeit

Nicht jede Aktion soll für alle Anwender sichtbar oder klickbar sein. UDM bietet mehrere Steuerungsmechanismen:

Mechanismus	Beschreibung	Konfiguration
Berechtigungen	Steuert, welche Rollen die Aktion sehen und ausführen dürfen	Tab „Berechtigungen“
Sichtbarkeit / Aktivierung	Bedingte Anzeige basierend auf Datenwerten (z. B. nur bei Status = Entwurf)	Tab „Darstellung“ — Bedingungsformel + Spalte „Bei Bedingung“
Ausführungsbedingung	Zusätzliche Prüfung direkt vor der Ausführung	Tab „Ausführungsbedingung“

In unserem Beispiel: Wir tragen im Tab „Darstellung“ eine Bedingung ein, die prüft, ob Status == "Entwurf". In der Spalte „Bei Bedingung“ setzen wir Sichtbar = Ja und im Standard Sichtbar = Nein. So sieht der Anwender den Button nur, wenn die Freigabe tatsächlich möglich ist.

Reihenfolge der Aktionen Die Aktionen erscheinen in der Toolbar in der Reihenfolge, die über das Sortierfeld „Sortierung in der Anzeige“ (Tab „Grunddaten“) festgelegt wird. Standard-Aktionen wie „Speichern“ und „Schließen“ werden automatisch an den passenden Positionen platziert.

Ergebnis unseres Beispiels

Nach der Konfiguration haben wir:

Eine Aktion „Freigeben“ vom Typ ExecuteCode
Ein Häkchen-Icon mit dem Tooltip „Vorgang freigeben“
Sichtbarkeit nur bei Status = „Entwurf“
Die Aktion erscheint in der Toolbar des Bearbeitungsdialogs
Beim Klick wird der Status auf „Freigegeben“ gesetzt und der Datensatz gespeichert

Aktionen in Untermenüs gruppieren

Wenn ein Dialog viele Aktionen enthält, können Sie diese in Untermenüs (Submenus) zusammenfassen. Ein Untermenü erscheint als Dropdown-Button in der Toolbar.

Beispiel: Statt drei einzelne Export-Buttons (PDF, Excel, CSV) können Sie ein Untermenü „Export“ anlegen, das alle drei Optionen als Untereinträge enthält.

Wann Untermenüs verwenden? Verwenden Sie Untermenüs, wenn mehr als 5–6 Aktionen in einer Toolbar erscheinen oder wenn mehrere Aktionen thematisch zusammengehören. Das hält die Toolbar übersichtlich und die wichtigsten Aktionen auf einen Blick sichtbar.

Tastenkombinationen für Aktionen

Sie können einer Aktion ein Tastenkürzel zuweisen, damit der Anwender sie per Tastendruck auslösen kann — ohne den Button in der Toolbar klicken zu müssen.

Darstellungs-Einstellungen öffnen
Navigieren Sie in den Bereich „Darstellung“ der Aktion. Dort finden Sie im Abschnitt „Standard“ zwei Felder:
- Tastenkürzel — der Name der Taste, z. B. n, Delete, F2 oder Enter
- Modifier-Taste — optionale Zusatztaste: Alt, Ctrl (Strg) oder Meta
Tastenkombination eintragen
Tragen Sie den Tastennamen ein und wählen Sie optional eine Modifier-Taste. Beispiel: Für die Kombination Alt+N tragen Sie n als Tastenkürzel und Alt als Modifier ein.
Speichern
Nach dem Speichern wird das Tastenkürzel automatisch im Tooltip des Buttons angezeigt (z. B. „Freigeben (Alt+n)“), sodass der Anwender die Kombination leicht erkennen kann.

Tipp: Empfohlene Tastenkombinationen Verwenden Sie Alt als Modifier für die meisten Aktionen — damit vermeiden Sie Konflikte mit Browser-Shortcuts (Strg+S, Strg+C etc.). Beliebte Kombinationen sind z. B. Alt+N (Neu), Alt+Delete (Löschen) oder Alt+F (Freigeben).

Fokus-basiertes Routing Wenn ein Dialog aus mehreren Bereichen besteht (z. B. Hauptformular und Detailansicht), wird das Tastenkürzel immer an den zuletzt fokussierten Bereich gesendet. So können beide Bereiche dieselbe Tastenkombination verwenden, ohne sich gegenseitig zu stören.

Achtung: Doppelbelegung vermeiden Achten Sie darauf, dass innerhalb eines Dialogs keine zwei Aktionen dieselbe Tastenkombination verwenden. Bei Doppelbelegung wird nur die erste passende Aktion ausgelöst. Vermeiden Sie außerdem Tasten ohne Modifier (z. B. nur N), da diese bei Texteingabe in Feldern ungewollt auslösen können.

Häufige Fragen

Frage	Antwort
Kann ich eine Aktion mehreren Dialogen zuordnen?	Nein. Jeder Job ist genau einem Kontext-Element zugeordnet (ein Dialog, ein Grid, etc.). Sie können jedoch gleichartige Jobs für verschiedene Elemente anlegen.
Was passiert, wenn ein Anwender keine Berechtigung für eine Aktion hat?	Die Aktion wird automatisch ausgeblendet. Der Anwender sieht sie nicht in der Toolbar. Die Berechtigungssteuerung erfolgt über das Rollensystem.
Kann eine Aktion eine Bestätigung verlangen?	Ja. Bei kritischen Aktionen (z. B. Löschen) können Sie eine Bestätigungsabfrage aktivieren. Der Anwender muss die Aktion dann explizit bestätigen.
Wie kann ich die Reihenfolge der Toolbar-Buttons ändern?	Über das Sortierfeld in der Aktionsliste. Die Sortierung bestimmt die Position in der Toolbar von links nach rechts.
Was ist der Unterschied zwischen ExecuteCode und WriteData?	ExecuteCode führt individuellen Code aus (DynamicCode oder serverseitige Logik) — für komplexe Geschäftslogik. WriteData schreibt Feldwerte direkt ohne Code — z. B. ein Statusfeld auf einen festen Wert setzen.
Kann ich Standard-Aktionen (Speichern, Löschen) anpassen?	Die Standard-Aktionen werden automatisch vom System erzeugt und sind nicht als Job konfigurierbar. Sie können jedoch eigene zusätzliche Aktionen als Jobs hinzufügen.
Kann ich einer Aktion ein Tastenkürzel zuweisen?	Ja. Im Bereich „Darstellung“ können Sie unter „Standard“ ein Tastenkürzel und eine optionale Modifier-Taste hinterlegen. Das Kürzel wird automatisch im Tooltip angezeigt.

Achtung Änderungen an Aktionen wirken sich sofort auf alle Anwender aus, die den betroffenen Dialog oder das Grid nutzen. Testen Sie neue oder geänderte Aktionen zuerst in einer Testumgebung, bevor Sie sie im Produktivsystem freischalten.

Webhook aufrufen (CallWebhook)

Der Aktionstyp „Webhook aufrufen“ sendet HTTP-Anfragen an externe Systeme. Er eignet sich für Integrationen mit Drittsystemen wie Slack, ERP-Systemen oder externen Workflows.

Konfiguration

Feld	Beschreibung
URL	Die Ziel-URL des Webhooks. Kann Platzhalter für Datensatz-Felder enthalten.
Methode	HTTP-Methode: GET, POST, PUT oder DELETE.
Header	Optionale HTTP-Header (z. B. Authorization, Content-Type).
Body-Mapping	Zuordnung von Datensatz-Feldern zu JSON-Feldern im Request-Body.
Antwort-Verarbeitung	Optionale Verarbeitung der HTTP-Antwort (z. B. Status-Update im Datensatz).

Tipp: Testen Sie den Webhook zunächst manuell (z. B. über eine Schaltfläche im Dialog), bevor Sie ihn an einen Daten-Trigger oder eine Zeitplanung koppeln.